Logiciel de devis pour organisme de formation

Dernière mise à jour : 17 mai 2026.

Le devis est souvent le premier document commercial structurant d’un organisme de formation. Il permet de formaliser une proposition, de présenter une prestation, d’indiquer un tarif, de préciser les conditions et de préparer la suite du dossier : convention, session, convocation, facture, suivi client et éventuellement financement OPCO.

Dans Formadmin, le parcours devis est déjà identifié comme un axe important du centre d’aide : la catégorie Devis regroupe notamment la création de devis intra, devis inter, l’ajout de lignes, les contacts clients, les tarifs, les relances par e-mail, la consultation dans l’espace client et la gestion d’un devis accepté sans session créée.

Formadmin aide les organismes de formation à créer, suivre et relancer leurs devis, tout en conservant le lien avec les clients, formations, sessions, financeurs, documents et factures.

À retenir

Pourquoi le devis est central dans un organisme de formation ?

Un devis de formation ne se limite pas à un prix. Il doit permettre de présenter clairement :

• l’organisme de formation ;
• le client ;
• la formation proposée ;
• le type d’action ;
• le nombre de participants ;
• la durée ;
• les dates ou périodes prévues ;
• le lieu ou la modalité à distance ;
• le tarif ;
• les frais éventuels ;
• les conditions de règlement ;
• les informations utiles au financeur.

Dans un organisme de formation, un devis peut ensuite être relié à plusieurs éléments :

• programme ;
• convention ;
• session ;
• stagiaires ;
• formateur ;
• financeur ;
• OPCO ;
• facture ;
• règlement ;
• relance ;
• BPF ;
• preuves Qualiopi.

C’est pourquoi le devis doit être intégré dans le logiciel métier, et pas seulement édité dans un traitement de texte ou un tableur.

Devis, convention et contrat de formation : attention aux liens

Le devis prépare souvent la suite administrative, mais il ne doit pas être confondu avec la convention ou le contrat de formation.

Pour les actions de formation concernées, le Code du travail prévoit qu’une convention est conclue entre l’acheteur de formation et l’organisme qui dispense l’action.

Le Code du travail précise aussi que, dans certains cas de financement, les bons de commande ou devis approuvés peuvent tenir lieu de convention lorsqu’ils respectent les prescriptions attendues ou lorsqu’une annexe y satisfait. Ces prescriptions incluent notamment l’intitulé, l’objectif, le contenu, les moyens prévus, la durée, la période de réalisation, la part éventuelle d’enseignement à distance, les modalités de déroulement, de suivi et de sanction, ainsi que le prix et les modalités de règlement.

Pour les particuliers qui achètent une formation à titre individuel et à leurs frais, des règles spécifiques s’appliquent. La DREETS Occitanie rappelle notamment qu’un contrat de formation professionnelle continue est conclu entre la personne physique et le dispensateur de formation, et que ce contrat ne doit pas être confondu avec la convention destinée aux employeurs, financeurs ou travailleurs indépendants.

Les types de devis à gérer

Devis de formation intra

Un devis intra concerne généralement une formation organisée pour une entreprise, une association, une collectivité ou un groupe dédié.

Exemples :

• formation SST pour les salariés d’une entreprise ;
• formation bureautique pour une association ;
• formation sécurité pour une équipe interne ;
• formation sur mesure pour un client.

Le devis intra doit souvent préciser le client, la formation, le nombre de participants, la durée, le lieu, les dates envisagées, le tarif global, les frais éventuels, les conditions de règlement et les modalités spécifiques.

Formadmin permet de créer un devis intra dans un parcours métier lié au client, à la formation, aux participants, au montant HT et au suivi commercial. Le tutoriel Créer un devis de formation intra détaille ce parcours.

Devis de formation inter

Un devis inter concerne une formation ouverte à plusieurs participants, parfois issus de plusieurs entreprises.

Exemples :

• session interentreprises ;
• formation catalogue ;
• formation planifiée à date fixe ;
• inscription d’un ou plusieurs participants à une session existante.

Le devis inter doit souvent prendre en compte la session, le nombre de participants, le tarif par participant, le client ou financeur, les dates déjà prévues, les places disponibles et les conditions d’inscription.

Formadmin propose un parcours de création de devis inter à partir d’une session, d’un client et d’un nombre de participants. Consultez le tutoriel Créer un devis de formation inter.

Devis conseil ou sous-traitance

Un organisme de formation peut aussi établir des devis pour :

• prestation de conseil ;
• ingénierie pédagogique ;
• sous-traitance ;
• animation pour un autre organisme ;
• accompagnement qualité ;
• audit interne ;
• prestation spécifique liée à la formation.

Ces devis doivent être distingués des devis de formation classiques, car les impacts peuvent être différents : régime TVA, financeur, type de prestation, lien avec une session, traitement BPF, traitement Qualiopi et facturation.

Ce que Formadmin permet de structurer

Client et prospect

Un devis doit être rattaché à un client ou prospect.

Données utiles :

• raison sociale ;
• SIREN ou SIRET ;
• adresse ;
• contact principal ;
• contact administratif ;
• email de facturation ;
• financeur éventuel ;
• historique commercial.

Formadmin centralise les clients, contacts, formations, sessions, stagiaires et éléments de suivi administratif pour garder le devis dans son contexte.

Formation

Le devis peut être lié à une formation du catalogue.

Informations utiles :

• intitulé ;
• objectifs ;
• programme ;
• durée ;
• modalités pédagogiques ;
• prérequis ;
• public visé ;
• tarif de référence ;
• documents associés.

Cette liaison évite de ressaisir les mêmes informations et limite les incohérences entre le devis, le programme et la convention.

Session

Un devis peut être lié à une session existante ou préparer la création d’une nouvelle session.

Informations utiles :

• date de début ;
• date de fin ;
• lieu ;
• modalité présentiel ou distance ;
• formateur ;
• nombre de participants ;
• client ;
• financeur ;
• statut de session.

Formadmin documente aussi le cas métier du devis accepté sans session créée, ce qui montre l’importance du lien entre suivi commercial et organisation pédagogique.

Lignes de devis

Un devis clair doit permettre de présenter les prestations de manière lisible.

Exemples de lignes :

• formation principale ;
• journée supplémentaire ;
• frais de déplacement ;
• frais de dossier ;
• support pédagogique ;
• option accompagnement ;
• prestation de conseil ;
• remise commerciale.

Formadmin propose un parcours pour gérer les lignes d’un devis de formation afin de présenter clairement les prestations, tarifs et montants.

Tarifs

Un devis efficace repose aussi sur des tarifs bien structurés.

Exemples :

• tarif intra journée ;
• tarif inter par participant ;
• tarif groupe ;
• tarif organisme partenaire ;
• tarif conseil ;
• tarif sous-traitance ;
• tarif préférentiel.

La fiche Créer ou modifier un tarif de formation montre comment des tarifs structurés accélèrent la création des devis, sessions et factures.

Parcours complet du devis avec Formadmin

1. Création du client

• création ou sélection du client ;
• ajout du contact principal ;
• ajout du contact administratif ;
• vérification des coordonnées ;
• renseignement éventuel du SIRET.

2. Sélection de la formation

• formation du catalogue ;
• durée ;
• programme ;
• tarif ;
• modalités ;
• documents associés.

3. Création du devis

• devis intra ;
• devis inter ;
• devis conseil ;
• devis sous-traitance ;
• lignes de devis ;
• montant HT ;
• TVA ou exonération selon situation ;
• conditions de paiement.

4. Envoi au client

• envoi par e-mail ;
• PDF joint ou lien selon configuration ;
• message de suivi ;
• historique commercial.

5. Relance

• relance devis ;
• suivi de l’état commercial ;
• historique des échanges ;
• contact client.

Formadmin propose une fiche dédiée à la relance d’un devis de formation par e-mail pour améliorer le suivi commercial et la conversion.

6. Acceptation

• devis accepté ;
• création ou rattachement à une session ;
• préparation de la convention ;
• inscription des stagiaires ;
• préparation des convocations.

7. Transformation administrative

• convention ;
• session ;
• documents ;
• facture ;
• règlement ;
• BPF ;
• preuves Qualiopi.

Devis et espace client

Un devis peut aussi être consulté dans l’espace client selon la configuration utilisée.

C’est utile pour :

• donner une vision claire au client ;
• éviter les échanges d’e-mails dispersés ;
• centraliser les documents commerciaux ;
• faciliter la validation ;
• garder une trace de la proposition.

Le centre d’aide Formadmin contient une fiche dédiée à la consultation d’un devis dans l’espace client, avec informations, montants et lecture seule.

Devis et relance commerciale

La relance de devis est un point important pour les organismes de formation.

Sans suivi structuré, les devis peuvent rester sans réponse :

• devis envoyé mais non relancé ;
• client intéressé mais oublié ;
• date de formation dépassée ;
• contact administratif absent ;
• proposition perdue dans les e-mails.

Avec Formadmin, l’objectif est de conserver une logique de suivi :

• devis créé ;
• devis envoyé ;
• devis consulté selon configuration ;
• devis relancé ;
• devis accepté ;
• devis refusé ;
• devis à transformer en session.

Cette vision permet de mieux piloter l’activité commerciale.

Devis et convention de formation

Après validation, le devis peut préparer la convention de formation.

La convention doit contenir les éléments nécessaires à la réalisation de l’action : intitulé, objectif, contenu, moyens, durée, période de réalisation, part éventuelle d’enseignement à distance, modalités de déroulement, suivi, sanction de l’action, prix et modalités de règlement dans les cas prévus par le Code du travail.

Un devis bien structuré facilite donc la génération ou la préparation de la convention.

Données à fiabiliser dès le devis :

• intitulé de la formation ;
• client ;
• financeur ;
• participants ;
• durée ;
• prix ;
• modalités de règlement ;
• dates ou période ;
• modalités de réalisation.

Devis et facturation

Le devis prépare aussi la facturation.

Un devis accepté peut ensuite alimenter :

• session ;
• facture d’acompte ;
• facture de solde ;
• facture globale ;
• facture financeur ;
• avoir ;
• règlement ;
• relance facture.

Le centre d’aide Formadmin regroupe notamment la facturation d’une session de formation, la création d’une facture globale, la relance facture et le suivi du règlement des factures.

Cette continuité permet d’éviter les incohérences entre le prix validé dans le devis et le montant facturé.

Devis et BPF

Le devis n’est pas directement le BPF, mais il contribue à structurer les données commerciales et financières.

Un devis accepté puis transformé en session et facture permet de mieux suivre :

• client ;
• financeur ;
• formation ;
• session ;
• montant ;
• produit de formation ;
• stagiaires ;
• heures ;
• règlement.

Pour aller plus loin, consultez la page Logiciel BPF pour organisme de formation et le guide Comment remplir le BPF d’un organisme de formation ?.

Devis et Qualiopi

Le devis peut aussi devenir une preuve dans la démarche Qualiopi.

Il peut montrer :

• la proposition faite au client ;
• l’adaptation au besoin ;
• le tarif proposé ;
• la prestation prévue ;
• le lien avec le programme ;
• la cohérence avec la convention ;
• la traçabilité du parcours commercial.

La certification Qualiopi repose sur la capacité de l’organisme à démontrer ses pratiques et à fournir des preuves. Consultez la page Logiciel Qualiopi pour organisme de formation pour relier devis, documents, évaluations, réclamations et actions correctives.

Fonctionnalités utiles

Création de devis

• devis intra ;
• devis inter ;
• devis conseil ;
• devis sous-traitance ;
• devis général.

Structuration des lignes

• prestations ;
• quantités ;
• prix unitaires ;
• montants ;
• remises ;
• frais annexes ;
• options.

Gestion des tarifs

• tarifs de formation ;
• tarifs par prestation ;
• tarifs par participant ;
• tarifs par session ;
• tarifs spécifiques.

Suivi commercial

• devis créé ;
• devis envoyé ;
• devis relancé ;
• devis accepté ;
• devis refusé ;
• devis à traiter.

Relation client

• contacts clients ;
• historique commercial ;
• espace client ;
• consultation du devis ;
• suivi des échanges.

Transformation du devis

• création de session ;
• préparation de convention ;
• inscription stagiaires ;
• préparation facturation ;
• suivi règlement.

Disponible dans Formadmin

Différence entre un tableur et Formadmin

Pour quels organismes de formation ?

Cette fonctionnalité concerne notamment :

• formateurs indépendants ;
• petits organismes de formation ;
• centres de formation Qualiopi ;
• organismes avec formations intra ;
• organismes avec formations inter ;
• organismes travaillant avec des OPCO ;
• organismes multi-formateurs ;
• organismes multi-sites ;
• organismes avec plusieurs tarifs ;
• organismes avec beaucoup de relances commerciales.

Plus le volume de devis augmente, plus il devient important de centraliser le suivi commercial.

Cas d’usage : devis intra entreprise

Une entreprise demande une formation pour ses salariés.

Avec Formadmin, le parcours peut être :

• créer le client entreprise ;
• ajouter le contact commercial ;
• sélectionner la formation ;
• créer le devis intra ;
• ajouter le nombre de participants ;
• ajouter le tarif et les frais éventuels ;
• envoyer le devis ;
• relancer ;
• accepter le devis ;
• créer la session ;
• générer la convention ;
• facturer.

Cas d’usage : devis interentreprises

Un client souhaite inscrire plusieurs participants à une session inter.

Le parcours peut être :

• sélectionner la session ;
• sélectionner le client ;
• indiquer le nombre de participants ;
• appliquer le tarif par participant ;
• créer le devis ;
• valider ;
• inscrire les stagiaires ;
• préparer les convocations ;
• facturer.

Cas d’usage : devis avec financeur ou OPCO

Certains devis doivent prévoir un financeur.

À vérifier :

• client bénéficiaire ;
• financeur ;
• OPCO ;
• adresse de facturation ;
• montant pris en charge ;
• reste à charge ;
• conditions de règlement ;
• documents justificatifs.

Un logiciel métier permet d’éviter de confondre le client formé, le financeur et le payeur.

Cas d’usage : devis conseil ou sous-traitance

Un organisme peut aussi facturer une prestation de conseil ou intervenir pour un autre organisme.

À suivre :

• type de prestation ;
• client donneur d’ordre ;
• formation ou mission concernée ;
• montant ;
• régime TVA ;
• conditions de règlement ;
• lien éventuel avec une session ;
• impact éventuel BPF.

Erreurs fréquentes à éviter

Créer les devis dans un fichier séparé

Un devis créé hors du logiciel peut être difficile à relier à la session, au client, au financeur et à la facture.

Ne pas suivre les relances

Un devis envoyé mais jamais relancé peut faire perdre des opportunités commerciales.

Confondre client, bénéficiaire et financeur

Dans la formation professionnelle, le client, le bénéficiaire et le financeur peuvent être différents.

Ne pas rattacher le devis à la bonne formation

Le programme, le prix, la durée et les modalités doivent rester cohérents.

Oublier la suite administrative

Un devis accepté doit pouvoir préparer rapidement la session, la convention, la convocation et la facture.

Ne pas anticiper le contrat pour les particuliers

Lorsqu’une personne physique achète une formation à titre individuel et à ses frais, des règles spécifiques existent, notamment autour du contrat de formation professionnelle continue.

Checklist devis avec Formadmin

Avant création

• client identifié ;
• contact renseigné ;
• formation sélectionnée ;
• tarif connu ;
• financeur éventuel identifié ;
• nombre de participants prévu ;
• dates ou période envisagées.

Pendant la création

• type de devis choisi ;
• lignes de devis vérifiées ;
• montant HT vérifié ;
• TVA ou exonération vérifiée ;
• conditions de paiement indiquées ;
• adresse de facturation contrôlée.

Après envoi

• devis envoyé ;
• relance programmée ou effectuée ;
• réponse client suivie ;
• devis accepté ou refusé ;
• session créée si nécessaire ;
• convention préparée ;
• facturation anticipée.

Pourquoi choisir Formadmin pour vos devis ?

Formadmin est un logiciel métier pour organismes de formation. Le devis n’est pas isolé : il reste relié au client, à la formation, à la session, aux stagiaires, au financeur, aux documents, à la facturation et au suivi commercial.

Cette approche permet de :

• gagner du temps ;
• limiter les ressaisies ;
• structurer les tarifs ;
• suivre les prospects ;
• relancer les devis ;
• préparer les conventions ;
• préparer la facturation ;
• conserver l’historique client ;
• améliorer la traçabilité.

Formadmin accompagne déjà les organismes de formation dans la gestion des formations, sessions, clients, stagiaires, documents, BPF, Qualiopi, espaces dédiés, collaborateurs, ACL, RGPD et multi-organisme.

Conclusion

Le devis est une étape essentielle dans le parcours commercial et administratif d’un organisme de formation. Il prépare la vente, la convention, la session, la facturation, le suivi client et parfois les justificatifs utiles aux financeurs.

Avec Formadmin, les devis ne sont pas de simples PDF isolés. Ils sont intégrés dans le dossier métier de l’organisme : client, formation, session, stagiaires, financeur, documents, factures et relances.

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