Logiciel Qualiopi pour organisme de formation

Dernière mise à jour : 17 mai 2026.

La certification Qualiopi demande aux organismes de formation de démontrer la qualité de leur organisation, la traçabilité de leurs actions et l’amélioration continue de leurs prestations.

Pour obtenir ou conserver Qualiopi, il ne suffit pas d’avoir quelques procédures dans un classeur. Il faut pouvoir présenter des preuves concrètes : programmes, devis, conventions, convocations, feuilles d’émargement, évaluations, attestations, réclamations, actions correctives, veilles et preuves de compétences des formateurs.

Le référentiel national qualité est organisé autour de 7 critères. Le guide de lecture officiel précise que ces critères sont reliés à 22 indicateurs communs et à 10 indicateurs spécifiques selon les catégories d’actions concernées. Le ministère du Travail met à disposition le guide de lecture du référentiel national qualité, et les modalités d’audit sont précisées dans l’arrêté du 6 juin 2019.

Formadmin aide les organismes de formation à centraliser leurs preuves Qualiopi directement dans les dossiers métier : formations, sessions, clients, stagiaires, formateurs, financeurs, documents, factures, évaluations, réclamations et actions correctives.

Cette page est centrée sur l’usage logiciel et la préparation opérationnelle des preuves. Pour la présentation commerciale générale de la version Certif, consultez aussi la page Qualiopi Formadmin. Pour la checklist documentaire, consultez les documents obligatoires Qualiopi à préparer.

À retenir

Pourquoi utiliser un logiciel pour Qualiopi ?

Qualiopi repose sur une logique de preuve. L’auditeur ne vérifie pas seulement l’existence d’une procédure ; il vérifie que l’organisme applique réellement ses processus et peut le démontrer.

L’arrêté relatif aux modalités d’audit précise que l’organisme audité doit disposer des éléments de preuve permettant d’attester de la conformité au référentiel. L’absence de preuve le jour de l’audit fait l’objet d’une non-conformité.

Un logiciel métier comme Formadmin permet de limiter les risques liés à :

• documents dispersés ;
• preuves introuvables ;
• sessions mal classées ;
• émargements oubliés ;
• évaluations non rattachées ;
• réclamations non suivies ;
• actions correctives non clôturées ;
• formateurs sans justificatif ;
• BPF difficile à préparer.

L’objectif n’est pas de remplacer l’auditeur ou l’organisme certificateur, mais de faciliter la traçabilité quotidienne.

Formadmin ne remplace pas la certification Qualiopi

Formadmin n’est pas un organisme certificateur et ne délivre pas la certification Qualiopi.

Formadmin aide à organiser les preuves nécessaires à l’audit, mais la certification reste délivrée par un organisme certificateur indépendant.

À retenir :

• Formadmin aide à préparer et structurer les preuves ;
• l’organisme de formation reste responsable de sa conformité ;
• l’organisme certificateur réalise l’audit et délivre la certification.

Les 7 critères Qualiopi à suivre

Le référentiel national qualité est structuré autour de 7 grands critères. Le ministère du Travail présente Qualiopi comme la marque de certification qualité des prestataires d’actions concourant au développement des compétences, avec un référentiel organisé autour de ces critères.

Les 7 critères couvrent notamment :

• l’information du public ;
• l’identification des objectifs et l’adaptation des prestations ;
• l’accueil, l’accompagnement, le suivi et l’évaluation ;
• les moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement ;
• les compétences des intervenants ;
• la veille et l’inscription dans l’environnement professionnel ;
• les appréciations, réclamations et l’amélioration continue.

Formadmin peut aider à structurer les preuves associées à ces critères dans les dossiers réels de formation.

Comment Formadmin aide à suivre Qualiopi

1. Information du public

Le premier critère Qualiopi porte sur les informations transmises au public : prestations proposées, délais d’accès, résultats obtenus, objectifs, modalités et conditions d’accès.

Avec Formadmin, l’organisme peut centraliser les éléments liés à son offre :

• catalogue de formation ;
• fiche formation ;
• objectifs pédagogiques ;
• prérequis ;
• public visé ;
• durée ;
• modalités pédagogiques ;
• modalités d’évaluation ;
• tarif ;
• documents associés.

Ces informations peuvent ensuite être utilisées pour produire ou organiser les programmes, devis, conventions, documents clients et documents stagiaires.

L’intérêt est de garder une cohérence entre ce qui est annoncé, ce qui est vendu et ce qui est réellement réalisé.

2. Analyse du besoin et adaptation de la prestation

Qualiopi demande de démontrer que l’organisme identifie les besoins et adapte ses prestations aux publics concernés.

Formadmin peut aider à conserver les traces liées au client, au prospect, au devis, à la formation demandée, à la session prévue, aux commentaires internes, aux documents transmis, aux adaptations réalisées, au financeur et à la convention.

Exemples de preuves à rattacher au dossier :

• recueil du besoin ;
• questionnaire de positionnement ;
• échange avec le client ;
• programme adapté ;
• devis personnalisé ;
• convention de formation ;
• modalités spécifiques.

Cette centralisation évite de perdre les échanges ou documents préparatoires avant la formation.

3. Accueil, accompagnement, suivi et évaluation

Ce critère concerne le parcours du bénéficiaire : accueil, suivi, présence, accompagnement et évaluation.

Formadmin peut aider à conserver les documents suivants dans la session :

• convocation ;
• livret d’accueil ;
• règlement intérieur ;
• liste des stagiaires ;
• feuille d’émargement ;
• suivi des absences ;
• évaluation des acquis ;
• questionnaire de satisfaction ;
• attestation ;
• certificat de réalisation.

Chaque session peut ainsi disposer d’un dossier complet et facilement consultable.

Exemple de logique de classement :

4. Moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement

Qualiopi demande aussi de démontrer que les moyens sont adaptés aux prestations réalisées.

Formadmin peut aider à rattacher à une formation ou une session :

• supports pédagogiques ;
• documents stagiaires ;
• ressources formateur ;
• lieu de formation ;
• modalités à distance ;
• matériel requis ;
• informations pratiques ;
• documents techniques.

Pour les formations à distance, l’organisme peut également conserver les liens de connexion, les modalités d’accès, les preuves de suivi, les échanges avec le stagiaire et les traces d’assistance technique ou pédagogique.

L’intérêt est de pouvoir retrouver rapidement ce qui a été mis à disposition pour chaque action.

5. Compétences des formateurs

Le critère 5 concerne la qualification et le développement des compétences des personnes chargées de mettre en œuvre les prestations.

Formadmin peut aider à suivre :

• formateurs affectés aux sessions ;
• CV ;
• diplômes ;
• certifications ;
• habilitations ;
• expériences ;
• documents formateurs ;
• historique d’intervention ;
• formations animées.

Pour certaines formations réglementées ou techniques, il peut être utile de conserver une habilitation SST, une habilitation électrique, un certificat de formateur, une preuve d’expérience ou une attestation de formation continue.

Ce suivi permet de vérifier plus facilement qu’un formateur est bien adapté à la formation qu’il anime.

6. Veille professionnelle, réglementaire et pédagogique

La veille Qualiopi ne doit pas rester théorique. L’organisme doit pouvoir montrer qu’il suit son environnement et qu’il exploite les informations utiles.

Formadmin peut aider à conserver ou relier :

• veille réglementaire ;
• veille métier ;
• veille pédagogique ;
• veille handicap ;
• veille technologique ;
• documents de veille ;
• actions décidées ;
• mises à jour de programme ;
• mises à jour de supports.

Exemple de trace utile :

• une évolution réglementaire est identifiée ;
• le programme concerné est mis à jour ;
• le support pédagogique est modifié ;
• l’action est tracée.

Cette logique montre que la veille n’est pas seulement collectée, mais utilisée dans l’amélioration des prestations.

7. Satisfaction, réclamations et amélioration continue

Le dernier critère Qualiopi porte sur le recueil et la prise en compte des appréciations et réclamations.

Formadmin peut aider à suivre :

• questionnaires de satisfaction ;
• retours stagiaires ;
• retours clients ;
• retours formateurs ;
• réclamations ;
• anomalies ;
• actions correctives ;
• actions préventives ;
• clôture des actions.

Exemple de boucle qualité :

• une réclamation est enregistrée ;
• elle est rattachée à une session ou à un client ;
• une action corrective est définie ;
• l’action est suivie ;
• la résolution est documentée ;
• l’organisme conserve la preuve du traitement.

Ce suivi est essentiel pour démontrer une amélioration continue réelle.

Les fonctionnalités utiles dans Formadmin

Dossier formation

• fiche formation ;
• programme ;
• objectifs ;
• prérequis ;
• durée ;
• documents associés ;
• supports ;
• modèles de documents.

Dossier session

• dates ;
• lieu ;
• stagiaires ;
• client ;
• financeur ;
• formateur ;
• convocations ;
• émargements ;
• évaluations ;
• attestations ;
• certificats ;
• factures.

Dossier client

• coordonnées ;
• devis ;
• conventions ;
• sessions ;
• financeurs ;
• contacts ;
• documents ;
• factures ;
• règlements.

Dossier formateur

• coordonnées ;
• compétences ;
• habilitations ;
• documents ;
• sessions animées ;
• historique d’intervention.

Suivi qualité

• satisfaction ;
• réclamations ;
• anomalies ;
• actions correctives ;
• veille ;
• documents qualité.

Suivi administratif

• devis ;
• conventions ;
• convocations ;
• attestations ;
• certificats de réalisation ;
• factures ;
• règlements ;
• relances ;
• BPF.

Disponible dans Formadmin

Préparer l’audit Qualiopi avec Formadmin

Avant l’audit

Formadmin peut aider à préparer les éléments demandés avant l’audit :

• liste des formations ;
• liste des sessions ;
• liste des clients ;
• liste des financeurs ;
• liste des formateurs ;
• documents administratifs ;
• BPF ;
• certificat Qualiopi si audit de surveillance ou renouvellement ;
• preuves qualité.

L’arrêté relatif aux modalités d’audit prévoit notamment que l’organisme certificateur collecte plusieurs éléments administratifs avant l’audit, dont la dénomination, le SIREN, le statut juridique, le numéro de déclaration d’activité, les catégories d’actions concernées, une description de l’activité, la liste des sites, un organigramme et le dernier BPF disponible.

Pendant l’audit

L’auditeur peut échantillonner une ou plusieurs actions. L’arrêté précise que l’échantillonnage des actions à auditer est représentatif de l’activité et qu’il n’est pas communiqué avant la réunion d’ouverture.

Avec Formadmin, l’objectif est de retrouver rapidement les preuves liées à une action donnée :

• formation ;
• session ;
• client ;
• stagiaires ;
• formateur ;
• documents ;
• évaluations ;
• facture ;
• réclamation éventuelle ;
• action corrective éventuelle.

Après l’audit

Après un audit, l’organisme peut avoir à suivre :

• non-conformités ;
• actions correctives ;
• actions préventives ;
• preuves de correction ;
• échéances ;
• mise à jour documentaire.

L’arrêté prévoit que pour une non-conformité majeure, les actions correctives doivent être effectives sous trois mois ; à défaut, la certification peut ne pas être délivrée ou être suspendue.

Formadmin peut aider à suivre les actions à réaliser et à conserver les preuves de traitement.

Audit de surveillance Qualiopi

La certification Qualiopi s’inscrit dans un cycle avec audit initial, audit de surveillance et audit de renouvellement.

L’audit de surveillance est réalisé entre le 14e et le 22e mois suivant l’obtention de la certification. Il permet de vérifier que le référentiel est toujours appliqué.

Pour cet audit, il faut notamment préparer :

• preuves depuis l’audit initial ;
• actions correctives mises en œuvre ;
• réclamations reçues ;
• évolutions de l’organisme ;
• nouveaux formateurs ;
• nouveaux sites éventuels ;
• formations réalisées ;
• BPF disponible ;
• preuves de veille ;
• preuves d’amélioration continue.

Formadmin aide à conserver ces éléments dans le temps, au lieu de les reconstruire uniquement avant l’audit.

Affichage du certificat Qualiopi

L’organisme certifié doit afficher son certificat dans ses locaux et sur son site internet. En l’absence de site internet, il doit pouvoir en communiquer une copie aux candidats, stagiaires, apprentis ou financeurs qui en font la demande.

Formadmin peut aider à centraliser le document, mais l’affichage public reste à mettre en place sur le site de l’organisme.

Qualiopi et BPF

Qualiopi et le BPF sont deux obligations différentes, mais elles sont fortement liées par la qualité de la traçabilité.

Le BPF demande de consolider :

• sessions ;
• stagiaires ;
• heures ;
• formateurs ;
• financeurs ;
• produits ;
• sous-traitance.

Qualiopi demande de prouver :

• information du public ;
• adaptation des prestations ;
• suivi des bénéficiaires ;
• évaluation ;
• compétences ;
• veille ;
• réclamations ;
• amélioration continue.

Formadmin permet de rapprocher ces deux dimensions en centralisant les données de formation, les documents et les preuves dans les dossiers métier.

Qualiopi et facturation électronique

La préparation Qualiopi rejoint aussi la facturation sur un point essentiel : la qualité des données.

Pour un organisme de formation, il faut fiabiliser :

• client ;
• financeur ;
• OPCO ;
• stagiaire ;
• session ;
• convention ;
• facture ;
• règlement ;
• certificat de réalisation.

Formadmin permet déjà de générer des factures au format Factur-X et étudie l’intégration de l’émission/réception via une plateforme agréée partenaire.

Cette cohérence entre dossier de formation, documents et factures peut renforcer la traçabilité administrative globale de l’organisme.

Cas d’usage : organisme de formation indépendant

Un petit organisme de formation ou un formateur indépendant peut utiliser Formadmin pour éviter de disperser ses preuves entre plusieurs outils.

Exemple de parcours :

• création de la formation ;
• création du devis ;
• génération de la convention ;
• création de la session ;
• ajout des stagiaires ;
• génération des convocations ;
• suivi de l’émargement ;
• évaluation et satisfaction ;
• génération de l’attestation ;
• facturation ;
• classement des preuves.

Cette organisation facilite la préparation de l’audit et réduit le temps passé à rechercher les documents.

Cas d’usage : organisme multi-formateurs

Un organisme avec plusieurs intervenants doit pouvoir vérifier que chaque formateur dispose des compétences ou habilitations nécessaires.

Formadmin peut aider à suivre :

• formateur affecté ;
• formation animée ;
• documents formateur ;
• compétences ;
• habilitations ;
• historique d’intervention.

Cela permet de mieux préparer les preuves liées au critère 5 du référentiel.

Cas d’usage : organisme multi-sites ou réseau

Pour une structure multi-sites, la difficulté est de conserver une organisation qualité cohérente tout en suivant les preuves par site, antenne ou entité.

Formadmin peut aider à structurer :

• organismes ;
• sites ;
• clients ;
• sessions ;
• utilisateurs ;
• documents ;
• dossiers ;
• droits d’accès ;
• preuves qualité.

L’arrêté relatif aux modalités d’audit prévoit des règles spécifiques pour les organismes multi-sites, notamment un échantillonnage des sites lors des audits.

Différence entre tableur et Formadmin

Les erreurs que Formadmin aide à limiter

Preuves dispersées

Quand les documents sont répartis entre mails, dossiers locaux, tableurs et outils externes, il devient difficile de présenter rapidement les preuves demandées.

Documents non rattachés aux sessions

Un programme ou une évaluation isolée est moins utile qu’un document clairement relié à une session, un client ou un stagiaire.

Réclamations non suivies

Une réclamation doit être enregistrée, analysée et traitée. Il faut conserver la preuve de ce traitement.

Actions correctives non clôturées

Une action corrective doit être suivie jusqu’à sa résolution. Sinon, elle peut montrer un défaut d’amélioration continue.

Formateurs sans preuve de compétence

Les documents formateurs doivent être disponibles et cohérents avec les formations animées.

BPF préparé trop tard

Le BPF se prépare toute l’année. Les données de sessions, stagiaires, heures, financeurs et factures doivent être propres avant la campagne annuelle.

Checklist Qualiopi avec Formadmin

Formations

• fiche formation créée ;
• objectifs renseignés ;
• prérequis indiqués ;
• durée renseignée ;
• programme disponible ;
• modalités d’évaluation indiquées ;
• documents associés.

Sessions

• session créée ;
• dates renseignées ;
• lieu renseigné ;
• client associé ;
• formateur affecté ;
• stagiaires inscrits ;
• documents générés ;
• présences suivies ;
• évaluations réalisées ;
• attestations disponibles.

Clients et financeurs

• client identifié ;
• financeur renseigné ;
• OPCO associé si nécessaire ;
• devis disponible ;
• convention disponible ;
• facture rattachée ;
• règlement suivi.

Formateurs

• CV disponible ;
• habilitations disponibles ;
• compétences renseignées ;
• formations animées connues ;
• documents à jour.

Qualité

• satisfaction collectée ;
• réclamations enregistrées ;
• actions correctives suivies ;
• veille documentée ;
• anomalies traitées ;
• preuves d’amélioration conservées.

Pour quels organismes ?

Cette page concerne notamment :

• organismes de formation indépendants ;
• formateurs indépendants ;
• centres de formation Qualiopi ;
• organismes multi-formateurs ;
• organismes multi-sites ;
• associations de formation ;
• organismes travaillant avec des OPCO ;
• organismes préparant un audit initial ;
• organismes préparant un audit de surveillance ;
• organismes préparant un renouvellement.

Pourquoi choisir Formadmin pour Qualiopi ?

Formadmin est un logiciel métier pour organismes de formation. Il ne se limite pas à un stockage documentaire.

Il relie les preuves Qualiopi aux éléments réels de l’activité :

• formation ;
• session ;
• client ;
• stagiaire ;
• formateur ;
• financeur ;
• document ;
• facture ;
• règlement ;
• réclamation ;
• action corrective ;
• BPF.

Cette approche permet de mieux organiser le quotidien administratif, de réduire la perte d’information et de préparer plus sereinement les audits.

Conclusion

Qualiopi demande une organisation rigoureuse et des preuves disponibles tout au long de l’année. Les documents ne doivent pas seulement exister : ils doivent être rattachés aux formations, sessions, stagiaires, formateurs, clients, financeurs et actions qualité.

Formadmin aide les organismes de formation à centraliser ces preuves dans leurs dossiers métier. L’objectif est de faciliter le suivi quotidien, la préparation des audits, la gestion des documents, le suivi des réclamations, l’amélioration continue et la préparation du BPF.

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