Dernière mise à jour : 17 mai 2026.
Le BPF, ou bilan pédagogique et financier, est une déclaration annuelle obligatoire pour les organismes de formation. Il retrace l’activité de formation réalisée sur le dernier exercice comptable clos : produits, charges, financeurs, formateurs, stagiaires, heures de formation, types d’actions et éventuelle sous-traitance.
Chaque organisme de formation doit transmettre son BPF tous les ans pour conserver la validité de sa déclaration d’activité. En cas d’oubli ou de non-transmission, la déclaration d’activité peut devenir caduque, ce qui oblige l’organisme à refaire une déclaration d’activité. Service-Public le rappelle dans sa fiche sur la déclaration d’activité des formateurs et organismes de formation.
Formadmin aide les organismes de formation à préparer leur BPF en centralisant les sessions, clients, stagiaires, financeurs, factures, règlements et données pédagogiques nécessaires au suivi administratif.
À retenir
| Sujet | Ce qu’il faut savoir |
|---|---|
| Obligation | Le BPF doit être transmis chaque année par les organismes de formation. |
| Plateforme | Le dépôt se fait en ligne via Mon activité formation, accessible avec un compte EFP Connect. |
| Période déclarée | Le BPF porte sur le dernier exercice comptable clos. |
| Données financières | Les montants sont déclarés hors taxes et arrondis à l’euro le plus proche. |
| Données pédagogiques | Il faut déclarer les stagiaires, apprentis, heures suivies, types d’actions et objectifs de formation. |
| Sous-traitance | Il faut distinguer les actions que vous sous-traitez et celles que vous réalisez pour un autre organisme. |
| Risque | Sans transmission du BPF, la déclaration d’activité peut devenir caduque. |
| Formadmin | L’outil permet de centraliser les données utiles pour préparer le BPF. |
Qu’est-ce que le BPF ?
Le BPF est un document administratif qui retrace l’activité pédagogique et financière d’un organisme de formation sur son dernier exercice comptable clos. Il permet à l’administration de suivre l’activité de formation professionnelle réalisée par les prestataires déclarés.
Il contient notamment :
- l’identification de l’organisme ;
- les produits liés à l’activité de formation ;
- les charges liées à l’activité de formation ;
- les formateurs intervenus ;
- les stagiaires et apprentis formés ;
- les heures de formation suivies ;
- les types d’actions réalisées ;
- les objectifs de formation ;
- les actions sous-traitées ;
- les actions réalisées en sous-traitance.
Le BPF ne doit pas être rempli comme un simple bilan comptable. Il doit relier les données financières aux données pédagogiques de l’activité formation.
Qui doit remplir un BPF ?
Tout formateur ou organisme de formation professionnelle déclaré doit transmettre chaque année un BPF pour que sa déclaration d’activité reste valide. Les activités concernées incluent notamment les actions de formation, les bilans de compétences, les actions de VAE et les actions de formation par apprentissage.
Sont notamment concernés :
- les organismes de formation ;
- les formateurs indépendants déclarés ;
- les centres de bilan de compétences ;
- les structures réalisant des actions de VAE ;
- les CFA ;
- les organismes réalisant des actions de formation professionnelle à titre principal ou accessoire.
Le BPF concerne l’activité de formation professionnelle. Les activités hors formation doivent être analysées séparément pour éviter de mélanger des produits ou charges qui ne relèvent pas du BPF.
Quand déposer le BPF ?
La date limite est fixée chaque année par le ministère du Travail et se situe généralement autour des mois d’avril ou mai. Pour la campagne 2026, plusieurs DREETS indiquent une période de saisie du 1er avril au 31 mai 2026. La DREETS Occitanie confirme notamment cette campagne dans sa page dédiée au BPF 2026.
À retenir :
- le BPF porte sur le dernier exercice comptable clos ;
- la campagne de dépôt est annuelle ;
- le dépôt se fait en ligne via Mon activité formation ;
- la date exacte doit être vérifiée chaque année.
Pour 2026, les organismes doivent établir leur BPF sur la base de leur activité de formation au titre du dernier exercice comptable clos au 30 avril.
Où déposer le BPF ?
Le BPF doit être déposé en ligne sur le portail Mon activité formation. La démarche s’effectue avec un compte EFP Connect. Service-Public précise que le portail du ministère du Travail a été remplacé par EFP Connect dans sa page Déclaration et dépôt du BPF.
Le formulaire papier Cerfa 10443*17 ne doit être utilisé qu’en cas d’incapacité d’accès à la plateforme numérique.
Il n’est plus nécessaire d’envoyer une copie signée du BPF par courrier à la DREETS, ni de joindre le bilan, le compte de résultat et l’annexe du dernier exercice clos. La télétransmission sur Mon activité formation fait foi.
Les données à préparer avant de remplir le BPF
Avant de vous connecter à Mon activité formation, il est conseillé de préparer les données en amont.
Données administratives
- numéro de déclaration d’activité ;
- SIREN ou SIRET ;
- raison sociale ;
- adresse ;
- dirigeant ou représentant légal ;
- contact administratif ;
- exercice comptable concerné.
Données financières
- chiffre d’affaires formation ;
- produits par type de financeur ;
- produits provenant des entreprises ;
- produits OPCO, FAF, CPF ou autres financeurs ;
- produits publics ;
- produits venant d’autres organismes de formation ;
- charges liées à l’activité formation ;
- salaires formateurs ;
- achats de formation ;
- honoraires de formation.
La notice officielle précise que les cadres C et D du BPF servent à connaître l’origine des ressources des organismes et les principales charges liées aux actions de formation. Les montants doivent être portés hors taxes en euros, arrondis à l’euro le plus proche.
Données pédagogiques
- sessions réalisées ;
- stagiaires formés ;
- apprentis formés ;
- heures de formation suivies ;
- types de stagiaires ;
- objectifs généraux des formations ;
- actions à distance ;
- actions sous-traitées ;
- actions réalisées comme sous-traitant.
Les données pédagogiques doivent couvrir la même période que les données financières.
Comprendre les cadres du BPF
Le BPF est organisé en plusieurs cadres. L’objectif est de relier les données administratives, financières et pédagogiques.
Cadres A et B : identification de l’organisme
Les cadres A et B servent à identifier l’organisme de formation et ses informations générales.
À vérifier :
- raison sociale ;
- SIREN ou SIRET ;
- adresse ;
- numéro de déclaration d’activité ;
- coordonnées ;
- exercice comptable concerné ;
- activité à distance ou non.
La notice précise que les cadres A et B doivent être servis par tout prestataire de formation, y compris en l’absence d’activité. Dans ce cas, les cadres financiers et pédagogiques doivent être renseignés avec la mention adaptée.
Cadre C : origine des produits
Le cadre C recense les produits de l’organisme en fonction des financeurs et des dispositifs de formation.
Il peut notamment concerner :
- les employeurs pour la formation de leurs salariés ;
- les OPCO ;
- les FAF de non-salariés ;
- la Caisse des dépôts ;
- les financements CPF ;
- les pouvoirs publics ;
- France Travail ;
- les particuliers ;
- les autres organismes de formation ;
- les produits annexes liés à l’activité de formation.
La notice distingue les produits venant des employeurs, des organismes gestionnaires des fonds de la formation, des pouvoirs publics, de France Travail, des particuliers, des autres organismes de formation et d’autres produits rattachables à l’activité de prestataire de formation.
Cadre D : charges de l’organisme
Le cadre D recense les charges liées à l’activité de formation.
À préparer :
- montant total des charges liées à la formation ;
- salaires des formateurs ;
- achats de formation ;
- honoraires de formation ;
- sous-traitance ;
- prestations pédagogiques.
La notice indique notamment que le cadre D permet de déclarer les charges liées à l’activité de dispensateur de formation, les salaires des formateurs et les achats ou honoraires de formation.
Cadre E : formateurs et heures dispensées
Le cadre E porte sur les personnes qui dispensent des heures de formation.
Il faut distinguer :
- formateurs salariés internes ;
- formateurs occasionnels ;
- formateurs bénévoles ;
- travailleur indépendant exerçant lui-même l’activité ;
- formateurs extérieurs ;
- prestataires ;
- sous-traitants ;
- intervenants sur honoraires.
La notice précise que ce cadre vise à identifier les personnes qui interviennent pour le prestataire de formation, avec le nombre de formateurs et le nombre d’heures dispensées.
Cadre F : stagiaires et apprentis
Le cadre F concerne les stagiaires et apprentis formés.
Il faut préparer :
- nombre de stagiaires ;
- nombre d’apprentis ;
- nombre total d’heures suivies ;
- type de public ;
- objectif des formations ;
- actions réalisées directement ;
- actions confiées à un autre organisme.
La notice indique que les données des cadres F doivent correspondre aux actions de formation, bilans de compétences, actions de VAE et actions de formation par apprentissage associées aux produits déclarés dans le cadre C.
Cadre G : actions réalisées en sous-traitance
Le cadre G concerne les actions pour lesquelles votre organisme intervient comme sous-traitant d’un autre organisme de formation.
Il faut bien distinguer deux situations :
| Situation | Où la déclarer ? |
|---|---|
| Vous confiez une action à un autre organisme | Cadre F2 |
| Un autre organisme vous confie une action | Cadre G |
La notice précise que les actions confiées à votre organisme par un autre organisme de formation ne doivent pas être comptabilisées dans les cadres F ; elles doivent figurer dans le cadre G et correspondent aux produits indiqués ligne 10 du cadre C.
Comment calculer les heures stagiaires ?
Le calcul des heures stagiaires est une source fréquente d’erreur.
La logique est simple : nombre de stagiaires multiplié par nombre d’heures suivies.
Exemple :
- formation de 6 heures ;
- 12 stagiaires présents ;
- 12 x 6 = 72 heures stagiaires.
La notice officielle donne précisément cet exemple : pour une action de 6 heures dispensée à 12 stagiaires, le nombre de stagiaires est 12 et le nombre d’heures suivies est 72 heures-stagiaires.
Attention : il faut tenir compte des heures réellement suivies. Si un stagiaire n’a pas suivi toute la formation, le total doit être adapté.
Exemple de préparation avec Formadmin
Dans Formadmin, les données utiles au BPF peuvent être préparées à partir des éléments déjà suivis dans le logiciel :
- sessions réalisées ;
- dates de formation ;
- stagiaires inscrits ;
- présences ;
- clients ;
- financeurs ;
- factures ;
- règlements ;
- formateurs ;
- types de formations ;
- documents administratifs.
L’objectif est d’éviter de reconstruire le BPF manuellement à partir de fichiers séparés, tableurs, factures isolées ou exports comptables non reliés aux sessions.
Méthode simple pour remplir le BPF
Vérifier l’exercice comptable
Le BPF doit être préparé sur le dernier exercice comptable clos. Il ne faut pas mélanger plusieurs périodes ni se limiter automatiquement à l’année civile si l’exercice comptable de l’organisme est différent.
À faire :
- identifier la date de début d’exercice ;
- identifier la date de fin d’exercice ;
- filtrer les sessions concernées ;
- filtrer les factures concernées ;
- vérifier les règlements et produits rattachés.
Identifier les produits de formation
Classez les produits selon leur origine :
- entreprises ;
- OPCO ;
- CPF ;
- France Travail ;
- région ;
- État ;
- particuliers ;
- autres organismes de formation ;
- autres produits liés à la formation.
Le piège fréquent consiste à déclarer uniquement le chiffre d’affaires global sans le répartir correctement par financeur ou dispositif.
Identifier les charges de formation
Préparez les charges directement liées à l’activité de formation :
- salaires formateurs ;
- honoraires formateurs ;
- achats de formation ;
- prestations pédagogiques ;
- sous-traitance ;
- frais liés à l’activité de formation.
Préparer la liste des formateurs
Pour chaque formateur, vérifiez :
- interne ou externe ;
- salarié ou prestataire ;
- nombre d’heures dispensées ;
- type d’intervention ;
- sessions concernées.
Le BPF ne se limite pas aux montants financiers : il doit aussi retracer les moyens humains mobilisés pour dispenser les formations.
Préparer les stagiaires et heures suivies
Pour chaque session, préparez :
- nombre de stagiaires ;
- durée de la formation ;
- présences réelles ;
- absences éventuelles ;
- heures suivies ;
- type de public ;
- objectif de l’action.
Le calcul doit être fait action par action, puis consolidé selon les catégories demandées.
Traiter la sous-traitance séparément
La sous-traitance doit être traitée avec attention.
Deux cas sont possibles :
- vous sous-traitez une partie de vos actions à un autre organisme ;
- vous réalisez des actions pour le compte d’un autre organisme.
Ces deux situations ne se déclarent pas de la même manière. La notice distingue les actions confiées à un autre organisme et celles pour lesquelles votre organisme intervient comme sous-traitant.
Cas particulier : absence d’activité
Même en l’absence d’activité, les cadres d’identification doivent être renseignés. La notice indique que les cadres A et B doivent être servis, y compris en l’absence d’activité.
Il faut toutefois être prudent : l’administration indique qu’en cas d’oubli, de non-transmission du BPF ou si le BPF ne fournit pas de preuve de formation effectuée, l’organisme peut devoir refaire une déclaration d’activité.
En pratique, si votre organisme n’a réalisé aucune action de formation sur l’exercice, il est conseillé de vérifier la situation avec votre DREETS ou votre service régional de contrôle avant de considérer que le dépôt d’un BPF sans activité n’aura aucune conséquence.
Erreurs fréquentes dans le BPF
Mélanger année civile et exercice comptable
Le BPF porte sur l’exercice comptable clos. Il ne faut pas automatiquement prendre du 1er janvier au 31 décembre si votre exercice comptable est différent.
Déclarer le chiffre d’affaires global sans le ventiler
Le cadre C demande une répartition par origine des produits. Un chiffre d’affaires global non ventilé risque de produire une déclaration imprécise.
Oublier les actions sous-traitées
Si vous avez confié une action à un autre organisme, elle doit être identifiée. Si vous êtes intervenu comme sous-traitant pour un autre organisme, cette activité doit être traitée séparément.
Mal calculer les heures stagiaires
Le total des heures stagiaires ne correspond pas seulement à la durée de la formation. Il faut multiplier la durée réellement suivie par le nombre de stagiaires concernés.
Mélanger clients, financeurs et bénéficiaires
Dans la formation professionnelle, le client, le financeur, le payeur et le bénéficiaire peuvent être différents.
Exemple :
- client : entreprise ;
- bénéficiaires : salariés ;
- financeur : OPCO ;
- payeur : entreprise ou OPCO selon prise en charge.
Cette distinction est importante pour répartir correctement les produits.
Oublier les formations à distance
La notice demande d’indiquer si l’organisme a dispensé des actions de formation en tout ou partie à distance durant l’exercice considéré.
Attendre la fin de campagne
Le BPF demande de croiser des données pédagogiques, financières et administratives. Attendre les derniers jours augmente le risque d’erreur, surtout si les données sont dispersées entre plusieurs outils.
Comment Formadmin aide à préparer le BPF
Formadmin permet de centraliser les données utiles au suivi de l’activité d’un organisme de formation.
Sessions et stagiaires
Formadmin permet de suivre les sessions, les stagiaires, les dates, les présences et les documents associés.
Ces données facilitent la préparation :
- du nombre de stagiaires ;
- du volume d’heures ;
- des sessions réalisées ;
- des actions à déclarer ;
- des justificatifs associés.
Clients et financeurs
Formadmin permet de conserver le lien entre client, stagiaire, financeur, OPCO, devis, convention, facture et règlement.
Cette liaison est importante pour préparer le cadre C du BPF, notamment la répartition des produits par type de financeur.
Facturation et règlements
Le BPF nécessite de relier les produits de formation à l’activité réellement réalisée.
Formadmin permet de rapprocher :
- les sessions réalisées ;
- les factures émises ;
- les clients facturés ;
- les financeurs ;
- les règlements ;
- les avoirs éventuels.
Formateurs
Le suivi des formateurs permet de préparer plus facilement les données du cadre E :
- formateurs internes ;
- formateurs externes ;
- heures dispensées ;
- sessions animées ;
- interventions sous-traitées.
Qualiopi et traçabilité
Même si le BPF n’est pas une déclaration Qualiopi, les deux sujets sont liés par la qualité de la traçabilité.
Un organisme qui suit correctement ses sessions, conventions, présences, attestations, évaluations, réclamations et documents administratifs dispose généralement de données plus fiables pour préparer son BPF.
Checklist BPF avant dépôt
Avant de valider votre BPF, vérifiez les points suivants.
Administration
- NDA vérifié ;
- SIREN ou SIRET vérifié ;
- coordonnées à jour ;
- exercice comptable correct ;
- compte EFP Connect opérationnel ;
- accès Mon activité formation disponible.
Financier
- produits de formation isolés ;
- produits ventilés par financeur ;
- montants hors taxes ;
- charges formation identifiées ;
- honoraires formateurs identifiés ;
- sous-traitance identifiée ;
- cohérence avec la comptabilité.
Pédagogique
- sessions réalisées listées ;
- stagiaires comptabilisés ;
- heures stagiaires calculées ;
- absences prises en compte ;
- formations à distance identifiées ;
- types d’actions vérifiés ;
- objectifs de formation classés.
Sous-traitance
- actions confiées à un autre organisme ;
- actions réalisées pour un autre organisme ;
- montants associés ;
- stagiaires concernés ;
- heures concernées.
Contrôle final
- cohérence entre produits et actions ;
- cohérence entre factures et sessions ;
- cohérence entre heures formateurs et heures stagiaires ;
- absence de doublons ;
- absence de sessions oubliées ;
- absence de factures hors période.
Exemple de tableau de préparation interne
Un tableau de préparation peut contenir les colonnes suivantes :
| Session | Client | Financeur | Dates | Durée | Stagiaires | Heures stagiaires | Facture | Montant HT | Formateur |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Formation SST initiale | Société Exemple | OPCO | 12-13 mars | 14 h | 8 | 112 | FA-2026-001 | 1 600 € HT | Jean Dupont |
Ce type de tableau permet de vérifier rapidement la cohérence entre les sessions, les stagiaires, les heures et les produits.
Pourquoi préparer le BPF tout au long de l’année ?
Le BPF est déposé une fois par an, mais il se prépare toute l’année.
Un organisme qui attend la période de dépôt doit souvent reprendre :
- les factures ;
- les conventions ;
- les feuilles d’émargement ;
- les sessions annulées ;
- les stagiaires absents ;
- les sous-traitants ;
- les financeurs ;
- les règlements ;
- les exports comptables.
À l’inverse, si les données sont suivies dans Formadmin au fil de l’eau, le BPF devient une consolidation annuelle plutôt qu’une reconstitution manuelle.
Préparer le BPF avec Formadmin
Le BPF est une obligation annuelle importante pour les organismes de formation. Il ne s’agit pas seulement d’un formulaire administratif : il reflète l’activité réelle de formation, les produits, les charges, les financeurs, les formateurs, les stagiaires et les heures réalisées.
Pour le remplir correctement, il faut préparer les données financières et pédagogiques sur le même exercice comptable, bien distinguer les financeurs, calculer correctement les heures stagiaires et traiter la sous-traitance avec attention.
Formadmin aide les organismes de formation à centraliser leurs données tout au long de l’année afin de préparer plus facilement le BPF, tout en conservant le lien avec les sessions, clients, stagiaires, formateurs, factures, règlements et documents administratifs.
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