Un client peut accepter votre proposition directement depuis une invitation à signer. Dans Formadmin, la signature simple conserve le PDF signé et enregistre le devis comme accepté, avec sa date d’acceptation. Vous pouvez ensuite poursuivre l’organisation de la formation sans perdre le document sur lequel le client a donné son accord.
Vérifier l’accès et le devis avant l’envoi
La demande de signature est incluse dans Pro et Multi-Organisme. Elle est accessible aux gestionnaires et collaborateurs autorisés à consulter et modifier les devis, ainsi qu’à consulter le client concerné, dans leur périmètre d’organismes.
Enregistrez d’abord les informations du devis : client, prestation, lignes, quantités, prix et conditions. Le devis doit être rattaché à un client ; il peut être signé avant qu’une session soit créée. Les illustrations de ce guide reposent exclusivement sur un devis et une entreprise fictifs.
Étape 1 : ouvrir le suivi de signature du devis
Depuis la fiche du devis, choisissez « Faire signer le devis par code e-mail ». Le bouton évolue avec le dossier : signature préparée, en attente de signature, puis devis signé.
Cette action conserve le lien avec le devis commercial. Un simple envoi du PDF par e-mail ne suffit pas à obtenir une signature dans ce suivi.
Étape 2 : figer la proposition à faire accepter
Cliquez sur « Préparer le PDF pour signature », puis sur « Vérifier le PDF ». Formadmin reprend les informations enregistrées du devis et les programmes, conditions générales et règlement disponibles.
Relisez les montants et les annexes avant de solliciter l’accord du client. Le cadre « Bon pour accord » recevra sa signature. Si une annexe configurée manque, l’écran le signale et utilise les pièces disponibles.
La version préparée doit correspondre au devis actuel. Si vous modifiez les lignes ou les prix après préparation, Formadmin demande une nouvelle version avant l’envoi ou la signature. Enregistrez les corrections, puis utilisez « Préparer une nouvelle version ».
Étape 3 : inviter la personne qui accepte le devis
Ouvrez « Prévisualiser et envoyer le mail ». Désignez le représentant du client par son nom et son adresse e-mail. Vous pouvez reprendre un contact déjà enregistré dans sa fiche.
La fonction peut être laissée vide lors de l’invitation ; elle devra être complétée par le signataire. Vérifiez les destinataires, le texte et le document, puis confirmez l’envoi. Le suivi conserve sa date et le résultat de la tentative.
Si le lien a expiré, l’écran propose son renouvellement. Si un envoi est indiqué « En cours / résultat à vérifier », vérifiez sa réception avant de clore la tentative ou de solliciter à nouveau le client.
Étape 4 : l’accord du destinataire
Le client lit le devis et ses annexes, renseigne sa qualité ou sa fonction, puis choisit sa signature : avec son nom, tracée à la main ou importée en image. Il confirme avoir lu et accepté le document et être habilité à engager le client.
Il demande ensuite son code par e-mail et le saisit pour valider. Le code est envoyé à l’adresse désignée par l’organisme et reste valable dix minutes. Une erreur dans le nom ou l’adresse du destinataire doit être corrigée par l’organisme avant la signature.
Après validation, le client voit une confirmation et peut ouvrir ou télécharger son exemplaire signé.
Étape 5 : retrouver l’acceptation et préparer la suite
La signature valide le statut « Accepté » et la date d’acceptation du devis. La fiche donne accès au suivi de signature, aux dates et au PDF signé. Dans la liste des devis, l’icône PDF du devis signé apparaît en vert.
Une notification est adressée à l’e-mail du profil de l’organisme ; le suivi signale séparément un éventuel échec de son envoi. L’historique conserve les versions et permet de retrouver le document original.
L’acceptation ne crée pas à elle seule une session, une convention ou une facture. Poursuivez les actions disponibles selon le type de devis et votre dossier. Si une convention est nécessaire, le guide pour faire signer la convention de formation décrit l’étape suivante.
Choisir le bon suivi commercial
La signature simple du devis formalise l’accord sur la proposition. Les présences et l’émargement des stagiaires sont traités dans un autre parcours.
Pour préparer les lignes, tarifs et relances, retrouvez la gestion des devis de formation. Les offres Formadmin précisent les fonctions incluses ; une démonstration permet de parcourir un dossier complet.
