Logiciel de convention de formation

Dernière mise à jour : 17 mai 2026.

La convention de formation est un document central dans la gestion administrative d’un organisme de formation. Elle formalise l’accord entre l’acheteur de formation et l’organisme qui dispense l’action. Elle permet de préciser le contenu, la durée, les modalités, le prix, les conditions de réalisation et les engagements liés à la prestation.

Dans un parcours administratif complet, la convention vient généralement après le devis accepté et avant la session, les convocations, l’émargement, l’attestation, le certificat de réalisation et la facture.

Formadmin aide les organismes de formation à créer, centraliser et suivre leurs conventions, en les reliant aux clients, formations, sessions, stagiaires, financeurs, documents et factures.

À retenir

Pourquoi la convention est importante ?

La convention de formation n’est pas un simple document administratif. Elle encadre la réalisation de l’action de formation et sécurise la relation entre l’organisme et l’acheteur.

Elle permet notamment de préciser :

• l’intitulé de la formation ;
• la nature de l’action ;
• la durée ;
• les effectifs ;
• les modalités de déroulement ;
• les modalités de sanction ou d’évaluation ;
• le prix ;
• les contributions financières éventuelles.

Le Code du travail prévoit qu’une convention est conclue entre l’acheteur et l’organisme qui dispense les actions de formation. L’article D6353-1 précise, pour certaines actions financées, les informations attendues : intitulé, objectif, contenu, moyens, durée, période de réalisation, taux des enseignements à distance, modalités de déroulement, de suivi, de sanction, prix et modalités de règlement.

Convention, devis, bon de commande et facture

Dans certains cas, un devis ou un bon de commande approuvé peut tenir lieu de convention, à condition de contenir les informations nécessaires ou qu’une annexe les précise. Le Code du travail prévoit notamment que, pour certaines actions financées, les bons de commande ou devis approuvés peuvent tenir lieu de convention s’ils satisfont aux prescriptions attendues, ou si une annexe y satisfait.

Cela ne signifie pas qu’il faut négliger la convention.

En pratique, pour un organisme de formation, il est souvent préférable de conserver un parcours clair :

• devis ;
• convention ;
• session ;
• convocation ;
• émargement ;
• attestation ;
• facture.

Cette continuité limite les erreurs et facilite le suivi administratif, financier et qualité.

Convention ou contrat de formation ?

Il faut distinguer la convention de formation et le contrat de formation professionnelle.

La convention concerne généralement la relation entre un acheteur de formation et l’organisme de formation. Pour une personne physique qui entreprend une formation à titre individuel et à ses frais, le cadre peut relever d’un contrat de formation professionnelle continue, avec des règles spécifiques. Le Code du travail distingue ces situations dans le chapitre consacré à la réalisation des actions de formation.

Dans Formadmin, l’objectif est de structurer les documents selon le contexte :

• formation vendue à une entreprise ;
• formation financée par un OPCO ;
• formation achetée par un particulier ;
• formation intra ;
• formation inter ;
• sous-traitance ;
• conseil ou prestation spécifique.

Les informations à intégrer dans une convention

Informations sur l’organisme

• raison sociale ;
• SIREN ou SIRET ;
• adresse ;
• numéro de déclaration d’activité ;
• contact administratif ;
• coordonnées de facturation ;
• régime TVA ou exonération éventuelle.

Informations sur le client

• raison sociale ;
• SIREN ou SIRET ;
• adresse ;
• contact principal ;
• contact administratif ;
• financeur éventuel ;
• OPCO éventuel.

Informations sur la formation

• intitulé ;
• objectifs ;
• nature de l’action ;
• programme ;
• durée ;
• dates ou période ;
• lieu ;
• modalités pédagogiques ;
• modalités d’évaluation ;
• effectif prévu.

Informations financières

• prix HT ;
• TVA ou exonération selon situation ;
• montant TTC si applicable ;
• modalités de règlement ;
• prise en charge éventuelle ;
• contribution d’un financeur ;
• reste à charge ;
• conditions d’annulation.

Informations de suivi

• modalités d’émargement ;
• modalités de convocation ;
• documents transmis ;
• attestation ;
• certificat de réalisation ;
• facturation ;
• règlement.

Ce que Formadmin permet de structurer

Convention liée au devis

Le devis validé contient déjà une partie des informations nécessaires :

• client ;
• formation ;
• tarif ;
• durée ;
• participants ;
• conditions de règlement ;
• financeur éventuel.

Formadmin permet de conserver cette continuité entre la proposition commerciale et la convention.

Cela évite les doubles saisies, les erreurs de tarif, les incohérences entre devis et convention, les oublis de financeur et les erreurs de client.

Convention liée à la session

Une convention doit être cohérente avec la session réellement organisée.

Données importantes :

• dates ;
• lieu ;
• modalité présentiel ou distance ;
• formateur ;
• stagiaires ;
• durée ;
• effectif.

En reliant la convention à la session, Formadmin permet de mieux suivre le passage de la vente à l’organisation pédagogique.

Convention liée au client et au financeur

Dans la formation professionnelle, le client, le bénéficiaire, le financeur et le payeur peuvent être différents.

Exemple :

La convention doit rester cohérente avec ces informations.

Formadmin permet de rattacher les documents au bon dossier client et au bon financeur, pour éviter les confusions entre client contractuel, entreprise bénéficiaire, financeur, payeur et stagiaire.

Parcours complet avec Formadmin

1. Création du devis

• sélection du client ;
• sélection de la formation ;
• ajout des participants ;
• définition du tarif ;
• ajout des lignes ;
• envoi du devis ;
• relance éventuelle.

2. Acceptation du devis

• validation commerciale ;
• vérification du client ;
• vérification du financeur ;
• vérification du tarif ;
• préparation de la session.

3. Génération de la convention

• reprise des données du devis ;
• reprise des données formation ;
• reprise des données client ;
• ajout des dates ;
• ajout des modalités ;
• génération du document ;
• classement dans le dossier.

4. Préparation de la session

• création ou rattachement de la session ;
• ajout des stagiaires ;
• affectation du formateur ;
• préparation des convocations ;
• préparation de l’émargement.

5. Réalisation et clôture

• suivi des présences ;
• évaluation ;
• attestation ;
• certificat de réalisation ;
• facture ;
• règlement ;
• archivage des preuves.

Convention et Qualiopi

La convention peut constituer une preuve importante dans une démarche Qualiopi.

Elle peut démontrer :

• l’identification du client ;
• la formalisation de la prestation ;
• la cohérence avec le programme ;
• les objectifs annoncés ;
• la durée prévue ;
• les modalités de réalisation ;
• les conditions financières ;
• le lien avec la session.

Qualiopi repose sur le référentiel national qualité, qui couvre notamment l’information du public, l’adaptation des prestations, l’accompagnement, le suivi, l’évaluation, les moyens, les compétences des intervenants, la veille et l’amélioration continue. Le ministère du Travail présente ces enjeux dans ses ressources sur les formalités administratives des organismes de formation.

Avec Formadmin, la convention peut être conservée dans le dossier de formation avec les autres preuves :

• devis ;
• programme ;
• convocation ;
• émargement ;
• évaluation ;
• attestation ;
• certificat de réalisation ;
• facture ;
• réclamation éventuelle ;
• action corrective éventuelle.

Convention et BPF

La convention n’est pas directement le BPF, mais elle contribue à la cohérence administrative de l’activité déclarée.

Le BPF demande de consolider l’activité de formation :

• sessions réalisées ;
• stagiaires ;
• heures ;
• financeurs ;
• produits ;
• formateurs ;
• sous-traitance.

Une convention bien rattachée à la session, au client et à la facture facilite les contrôles internes avant le BPF.

Convention et facturation

La convention prépare aussi la facturation.

Elle permet de vérifier :

• le client facturé ;
• le financeur ;
• le prix convenu ;
• les modalités de règlement ;
• la période de réalisation ;
• les conditions particulières.

Une bonne continuité entre convention et facture limite les erreurs :

• montant différent du devis ;
• mauvais financeur ;
• mauvaise adresse de facturation ;
• oubli d’un acompte ;
• erreur de TVA ou d’exonération ;
• mauvais rattachement de session.

Avec la réforme de la facturation électronique, la qualité des données clients et de facturation devient encore plus importante. Formadmin permet déjà de générer des factures Factur-X et étudie l’intégration émission/réception via une plateforme agréée partenaire.

Documents liés à la convention

Une convention ne doit pas être isolée. Elle fait partie d’un ensemble documentaire.

Documents liés avant la formation

• devis ;
• programme ;
• conditions générales ;
• recueil du besoin ;
• questionnaire de positionnement.

Documents liés pendant la formation

• convocation ;
• feuille d’émargement ;
• supports pédagogiques ;
• suivi de présence.

Documents liés après la formation

• attestation ;
• certificat de réalisation ;
• évaluation ;
• questionnaire de satisfaction ;
• facture ;
• preuve de règlement.

Formadmin permet de conserver ces documents dans une logique de dossier complet.

Fonctionnalités utiles

Génération de conventions

• création depuis le dossier client ;
• création depuis un devis accepté ;
• création depuis une session ;
• modèle de convention ;
• données formation reprises automatiquement ;
• données client reprises automatiquement.

Suivi documentaire

• convention générée ;
• convention envoyée ;
• convention signée ;
• convention manquante ;
• convention à corriger ;
• convention archivée.

Lien avec les sessions

• session associée ;
• dates de session ;
• lieu ;
• formateur ;
• stagiaires ;
• documents de session.

Lien avec la facturation

• prix convenu ;
• financeur ;
• règlement ;
• facture associée ;
• acompte ;
• solde ;
• avoir éventuel.

Lien avec Qualiopi

• preuve administrative ;
• programme associé ;
• modalités précisées ;
• évaluation prévue ;
• documents de fin de formation.

Disponible dans Formadmin

Différence entre un modèle Word et Formadmin

Pour quels organismes de formation ?

Cette fonctionnalité concerne notamment :

• formateurs indépendants ;
• petits organismes de formation ;
• centres de formation Qualiopi ;
• organismes avec formations intra ;
• organismes avec formations inter ;
• organismes travaillant avec des OPCO ;
• organismes multi-formateurs ;
• organismes multi-sites ;
• associations de formation ;
• organismes avec beaucoup de conventions à suivre.

Cas d’usage : devis accepté vers convention

Un client accepte un devis pour une formation intra.

Parcours dans Formadmin :

• devis accepté ;
• vérification du client ;
• vérification des dates ;
• création de la session ;
• génération de la convention ;
• envoi au client ;
• classement dans le dossier ;
• préparation des convocations ;
• suivi de la session ;
• facturation.

Cas d’usage : convention avec OPCO

Lorsqu’un financeur intervient, la convention doit être cohérente avec :

• l’entreprise bénéficiaire ;
• le financeur ;
• le payeur ;
• le montant pris en charge ;
• le reste à charge ;
• les justificatifs demandés.

Formadmin aide à conserver ces informations dans le même dossier pour éviter les erreurs de facturation ou de suivi administratif.

Cas d’usage : convention multi-stagiaires

Pour une formation intra avec plusieurs stagiaires, la convention doit rester cohérente avec :

• l’effectif prévu ;
• la durée ;
• les dates ;
• le lieu ;
• le programme ;
• le tarif global ;
• les conditions de règlement.

La session permet ensuite de suivre les stagiaires, les convocations, l’émargement et les attestations.

Cas d’usage : formation interentreprises

Pour une formation inter, plusieurs clients peuvent inscrire des participants à une session commune.

Il faut alors bien distinguer :

• la session commune ;
• les clients ;
• les stagiaires de chaque client ;
• les conventions ou accords associés ;
• les factures par client.

Formadmin permet de conserver une organisation plus claire entre session, clients, stagiaires et documents.

Erreurs fréquentes à éviter

Générer une convention hors du dossier

Une convention créée dans un fichier séparé peut être difficile à rattacher au devis, à la session et à la facture.

Reprendre manuellement les données

Le copier-coller augmente les risques d’erreur :

• mauvais client ;
• mauvais tarif ;
• ancienne date ;
• ancienne version du programme ;
• mauvais financeur.

Oublier le financeur

Dans les dossiers avec OPCO ou financement externe, le financeur doit être clairement identifié.

Ne pas mettre à jour la convention après modification

Si les dates, le lieu, le nombre de stagiaires ou le montant changent, la convention doit rester cohérente avec le dossier.

Ne pas conserver la preuve

Une convention envoyée ou signée doit être conservée dans le dossier, notamment pour l’audit, le client, le financeur ou le suivi interne.

Checklist convention avec Formadmin

Avant génération

• devis validé ou besoin confirmé ;
• client vérifié ;
• formation vérifiée ;
• programme à jour ;
• dates connues ;
• durée vérifiée ;
• tarif validé ;
• financeur identifié ;
• modalités de règlement définies.

Pendant génération

• données client reprises ;
• données formation reprises ;
• prix vérifié ;
• effectif vérifié ;
• modalités vérifiées ;
• mentions spécifiques ajoutées.

Après génération

• convention envoyée ;
• convention signée ou validée ;
• document classé ;
• session créée ou mise à jour ;
• convocations préparées ;
• facturation anticipée ;
• preuve conservée.

Pourquoi choisir Formadmin pour vos conventions ?

Formadmin permet de gérer les conventions dans un parcours complet de gestion d’organisme de formation.

La convention n’est pas un document isolé : elle reste liée à l’ensemble du dossier.

• devis ;
• client ;
• formation ;
• session ;
• stagiaires ;
• formateur ;
• financeur ;
• documents ;
• facture ;
• règlement ;
• BPF ;
• Qualiopi.

Cette approche permet de gagner du temps, de limiter les erreurs, de mieux préparer les audits et de retrouver rapidement les documents importants.

Conclusion

La convention de formation est un document essentiel dans la gestion administrative d’un organisme de formation. Elle formalise la prestation, sécurise la relation avec le client, prépare la session, facilite la facturation et constitue une preuve utile pour Qualiopi.

Avec Formadmin, les conventions sont intégrées dans le dossier métier : devis, client, formation, session, stagiaires, financeur, documents et factures restent reliés.

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