Formadmin génère déjà des factures au format Factur-X pour les organismes de formation. L’intégration de l’émission et de la réception via une plateforme agréée partenaire est actuellement à l’étude pour accompagner la réforme 2026-2027.
Pour comprendre le format technique et métier, consultez aussi la page Factur-X pour organisme de formation.
Pour l’approche d’interconnexion étudiée, consultez la page plateforme agréée partenaire avec Formadmin.
La facturation électronique devient un enjeu majeur pour les organismes de formation. À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront être capables de recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises et les ETI devront également commencer à émettre à cette date. Les PME, TPE et micro-entreprises seront concernées par l’émission à partir du 1er septembre 2027. Le calendrier est détaillé par le ministère de l’Économie.
Pour un organisme de formation, cette réforme ne consiste pas seulement à remplacer une facture PDF par un autre document. Elle oblige à structurer correctement les données clients, les financeurs, les montants, les statuts de paiement et les flux de transmission.
Factur-X déjà disponible dans Formadmin
Formadmin dispose déjà d’une génération de factures au format Factur-X.
Factur-X est un format hybride de facture électronique : il associe un PDF lisible par l’utilisateur et des données XML structurées permettant le traitement automatisé par les logiciels, les plateformes et les systèmes comptables. Le FNFE-MPE présente Factur-X comme un standard franco-allemand de facture électronique mixte, combinant PDF et données XML, basé sur la norme européenne EN 16931.
Concrètement, cela permet de produire une facture qui reste lisible comme une facture classique, tout en intégrant des données techniques exploitables.
Dans le contexte d’un organisme de formation, cela permet de structurer :
- l’émetteur de la facture ;
- le client ;
- le SIREN ou SIRET ;
- les lignes de facturation ;
- les montants HT, TVA et TTC ;
- les dates ;
- les conditions de paiement ;
- les références du dossier ;
- les données utiles au suivi administratif.
Pourquoi c’est important pour les organismes de formation
Un organisme de formation ne facture pas toujours de manière simple. Une facture peut être liée à une formation, une session, un client entreprise, un financeur, un OPCO, un groupe de stagiaires, une convention, un acompte, un solde, un avoir ou une prestation de sous-traitance.
Un logiciel de facturation généraliste peut produire une facture. Mais il ne relie pas toujours cette facture au contexte métier de la formation.
Formadmin conserve cette logique métier : la facture peut rester rattachée au dossier de formation, aux documents, aux sessions, aux clients, aux financeurs, aux règlements et aux relances.
C’est un point essentiel pour éviter la double saisie, les erreurs de rattachement, les incohérences administratives et les pertes de justificatifs.
Émission et réception via plateforme agréée partenaire
La réforme prévoit que les factures électroniques soient transmises via une plateforme agréée ou par l’intermédiaire d’une solution compatible. L’administration fiscale précise qu’une plateforme agréée intervient dans l’émission, la transmission et la réception des factures électroniques, ainsi que dans la transmission de certaines données à l’administration. Le rôle des plateformes est présenté sur impots.gouv.fr.
Formadmin étudie donc l’intégration de l’émission et de la réception des factures via une plateforme agréée partenaire.
L’objectif est de permettre à terme :
- la transmission des factures générées dans Formadmin ;
- la réception des factures entrantes ;
- le suivi des statuts de dépôt et de traitement ;
- le rapprochement avec les dossiers de formation ;
- le suivi des règlements ;
- la gestion des refus ou corrections.
Cette approche permettrait de conserver Formadmin comme point central de gestion administrative, tout en s’appuyant sur une plateforme agréée pour les échanges réglementaires.
Ce que Formadmin apporte déjà
Génération Factur-X
Formadmin génère déjà des factures au format Factur-X, ce qui permet de produire un document hybride : lisible en PDF et structuré avec des données électroniques.
Gestion des clients
Les fiches clients permettent de centraliser les informations administratives nécessaires à la facturation :
- raison sociale ;
- SIREN ou SIRET ;
- adresse de facturation ;
- contact administratif ;
- email de facturation ;
- régime TVA ;
- financeur associé.
Le SIREN du client devient particulièrement important dans le cadre de la réforme. Le ministère rappelle que de nouvelles mentions devront être ajoutées sur les factures, notamment le numéro SIREN du client et la catégorie de l’opération.
Factures liées aux dossiers de formation
Les factures ne sont pas isolées. Elles peuvent être liées aux devis, conventions, sessions, clients, financeurs, stagiaires et documents.
Cette liaison métier facilite :
- le suivi administratif ;
- les relances ;
- la préparation du BPF ;
- la traçabilité Qualiopi ;
- la justification des actions réalisées ;
- le contrôle des règlements.
Suivi des règlements et relances
La facturation électronique va renforcer l’importance du suivi des statuts.
Formadmin peut accompagner le suivi :
- facture créée ;
- facture générée en Factur-X ;
- facture envoyée ;
- facture à régler ;
- facture réglée ;
- facture relancée ;
- facture annulée ;
- avoir généré.
Avec l’intégration PA partenaire étudiée, cette logique pourra évoluer vers des statuts plus précis liés à l’émission et à la réception électronique.
Parcours cible pour la facturation électronique
Le parcours cible envisagé peut être présenté ainsi :
- création du dossier de formation dans Formadmin ;
- création du devis ;
- génération de la convention ;
- suivi de la session ;
- génération de la facture ;
- production de la facture au format Factur-X ;
- transmission via une plateforme agréée partenaire ;
- suivi du statut de traitement ;
- suivi du règlement ;
- conservation des justificatifs dans le dossier.
Ce parcours permet à l’organisme de formation de garder une gestion cohérente, depuis le devis jusqu’au règlement.
Disponible aujourd’hui avec Formadmin
| Fonction | Statut |
|---|---|
| Création de factures liées aux dossiers de formation | Disponible |
| Génération de factures au format Factur-X | Disponible |
| Gestion des clients et financeurs | Disponible |
| Suivi des règlements | Disponible |
| Relances facture | Disponible selon configuration |
| Lien avec devis, conventions et sessions | Disponible |
| Préparation des données utiles à la réforme | Disponible |
Évolution étudiée
| Fonction | Statut |
|---|---|
| Émission via plateforme agréée partenaire | À l’étude |
| Réception via plateforme agréée partenaire | À l’étude |
| Suivi des statuts PA | À l’étude |
| Rapprochement automatique avec les dossiers Formadmin | À l’étude |
| Gestion des refus et corrections via flux PA | À l’étude |
Pour quels organismes de formation ?
Cette fonctionnalité concerne notamment :
- les organismes de formation indépendants ;
- les petits organismes de formation ;
- les centres de formation Qualiopi ;
- les organismes travaillant avec des OPCO ;
- les organismes facturant des entreprises ;
- les organismes multi-sites ;
- les réseaux d’organismes ;
- les associations de formation ;
- les organismes exonérés de TVA sur certaines actions ;
- les organismes en franchise de TVA.
Même les structures qui ne facturent pas de TVA doivent analyser leur situation. L’administration rappelle que les entreprises en franchise en base ou facturant sans TVA peuvent être concernées par la réforme, notamment pour la réception des factures électroniques.
Cas fréquents dans un organisme de formation
Formation intra facturée à une entreprise
Une entreprise achète une formation pour ses salariés. L’organisme crée le devis, la convention, la session, puis la facture.
Avec Formadmin, la facture peut rester rattachée au dossier de formation. Cela permet de conserver une cohérence entre le client, la formation, la session, les stagiaires, la convention, la facture, le règlement et les justificatifs.
Formation financée par un OPCO
Les dossiers avec OPCO nécessitent souvent de distinguer l’entreprise bénéficiaire, les stagiaires, le financeur, le payeur, le montant pris en charge, le reste à charge et les documents justificatifs.
Formadmin permet de conserver cette logique métier dans le dossier administratif.
Sous-traitance entre organismes de formation
Un organisme de formation peut facturer un autre organisme dans le cadre d’une sous-traitance.
Dans ce cas, la génération Factur-X permet de structurer proprement les données de facturation, tandis que Formadmin garde le lien avec le dossier concerné.
Facturation de particuliers
Certaines formations peuvent être facturées directement à des particuliers. Ces cas doivent être étudiés séparément, car ils peuvent relever de règles différentes, notamment en matière de e-reporting.
Formadmin permet de conserver les informations nécessaires au suivi administratif, même lorsque le flux de facturation n’est pas un flux B2B classique.
Pourquoi choisir Formadmin ?
Formadmin n’est pas seulement un logiciel de facturation. C’est un logiciel métier pour organisme de formation.
Un outil de facturation généraliste peut générer une facture. Formadmin permet de replacer cette facture dans tout le parcours de gestion :
- devis ;
- convention ;
- session ;
- client ;
- stagiaires ;
- formateur ;
- financeur ;
- documents ;
- facture ;
- règlement ;
- relance ;
- BPF ;
- Qualiopi.
Avec la génération Factur-X déjà disponible, Formadmin permet aux organismes de formation d’anticiper la réforme tout en gardant une gestion métier cohérente.
L’étude d’une intégration émission/réception via une plateforme agréée partenaire vise à aller plus loin : conserver Formadmin comme outil central, tout en s’appuyant sur un partenaire agréé pour les échanges réglementaires.
Comparaison avec un logiciel de facturation classique
| Besoin | Logiciel de facturation classique | Formadmin |
|---|---|---|
| Créer une facture | Oui | Oui |
| Générer une facture Factur-X | Selon logiciel | Oui |
| Relier la facture à une session | Rarement | Oui |
| Relier la facture à un devis | Variable | Oui |
| Relier la facture à une convention | Rarement | Oui |
| Gérer les financeurs et OPCO | Limité | Oui |
| Suivre les documents de formation | Non | Oui |
| Préparer les données BPF | Non | Oui |
| Conserver une logique Qualiopi | Non | Oui |
| Préparer l’émission via PA | Selon outil | À l’étude via partenaire |
| Préparer la réception via PA | Selon outil | À l’étude via partenaire |
Préparez votre organisme dès maintenant
La facturation électronique ne doit pas être traitée au dernier moment.
Avec Formadmin, vous pouvez déjà avancer sur les points essentiels :
- fiabiliser les fiches clients ;
- ajouter les SIREN et SIRET manquants ;
- vérifier les adresses de facturation ;
- identifier les financeurs ;
- générer des factures Factur-X ;
- suivre les règlements ;
- organiser les relances ;
- relier les factures aux dossiers de formation ;
- préparer les flux vers une plateforme agréée partenaire.
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