Dernière mise à jour : 17 mai 2026.
Le BPF, ou bilan pédagogique et financier, est une obligation annuelle pour les organismes de formation. Il permet de déclarer l’activité réalisée sur le dernier exercice comptable clos : produits, charges, financeurs, formateurs, stagiaires, heures suivies et actions de formation.
Chaque organisme de formation doit transmettre son BPF tous les ans pour que sa déclaration d’activité reste valide. Le dépôt se fait en ligne sur Mon activité formation, via un compte EFP Connect. En cas d’oubli ou de non-transmission, la déclaration d’activité devient caduque et l’organisme doit refaire une déclaration d’activité. Service-Public le rappelle dans sa fiche officielle sur la déclaration et le dépôt du BPF.
Formadmin aide les organismes de formation à préparer leur BPF en centralisant les données utiles : sessions, stagiaires, clients, financeurs, factures, règlements, formateurs, sous-traitance et documents administratifs.
À retenir
| Besoin BPF | Apport de Formadmin |
|---|---|
| Suivre les sessions réalisées | Centralisation des sessions, dates, formations et participants. |
| Compter les stagiaires | Suivi des inscrits, présences et absences. |
| Calculer les heures stagiaires | Aide à consolider les volumes d’heures par session. |
| Identifier les financeurs | Lien entre client, financeur, OPCO, facture et règlement. |
| Préparer les produits formation | Suivi des factures liées aux dossiers de formation. |
| Suivre les formateurs | Identification des intervenants internes ou externes. |
| Gérer la sous-traitance | Distinction entre actions confiées et actions réalisées pour un autre organisme. |
| Limiter les erreurs | Contrôles de cohérence entre sessions, factures, stagiaires et financeurs. |
Pourquoi utiliser un logiciel pour préparer le BPF ?
Le BPF n’est pas un simple formulaire administratif. Il oblige à croiser plusieurs familles de données :
- données pédagogiques ;
- données financières ;
- données clients ;
- données financeurs ;
- données formateurs ;
- données de sous-traitance ;
- données de présence.
Ces informations sont souvent dispersées entre plusieurs outils : tableurs, factures, logiciel comptable, feuilles d’émargement, dossiers clients, conventions, exports bancaires ou documents papier.
Résultat : au moment de remplir le BPF, l’organisme doit souvent reconstituer manuellement son activité de formation. Formadmin permet de réduire cette charge en gardant les données dans un même environnement métier.
Le BPF doit refléter l’activité réelle de formation
Le BPF retrace l’activité de formation sur l’exercice comptable concerné. La notice officielle du BPF précise que le bilan pédagogique et financier porte sur le dernier exercice comptable clos.
Il faut donc éviter de déclarer uniquement un chiffre d’affaires global. Il faut pouvoir rattacher les montants à une activité réelle :
- formation réalisée ;
- session terminée ;
- stagiaires concernés ;
- heures suivies ;
- client ou financeur ;
- facture associée ;
- formateur intervenu.
C’est là qu’un logiciel métier devient utile : il permet de relier les éléments entre eux.
Les données que Formadmin aide à préparer
Sessions de formation
Formadmin permet de suivre les sessions de formation réalisées durant l’exercice.
Données utiles pour le BPF :
- formation concernée ;
- date de début ;
- date de fin ;
- durée ;
- lieu ;
- modalité présentiel ou distance ;
- client ;
- financeur ;
- stagiaires inscrits ;
- stagiaires présents ;
- formateur ;
- statut de la session.
L’objectif est de ne pas compter une session annulée comme une session réalisée, ni d’oublier une session terminée.
Stagiaires et heures suivies
Le calcul des heures stagiaires est l’une des sources d’erreur les plus fréquentes.
La logique générale est :
- nombre de stagiaires ;
- nombre d’heures suivies ;
- volume consolidé par action et par type de public.
La notice officielle donne l’exemple d’une formation de 6 heures suivie par 12 stagiaires : il faut déclarer 12 stagiaires et 72 heures-stagiaires.
Formadmin aide à préparer ces volumes en centralisant les inscrits, les présences, les absences, les durées de session, les heures réellement suivies et les sessions concernées.
Clients, financeurs et OPCO
Dans un organisme de formation, le client, le bénéficiaire et le financeur peuvent être différents.
Exemple :
- client : entreprise ;
- bénéficiaires : salariés ;
- financeur : OPCO ;
- payeur : entreprise ou OPCO selon prise en charge.
Formadmin permet de conserver ce lien entre client, stagiaire, financeur, OPCO, devis, convention, facture et règlement.
Cette distinction facilite la préparation du cadre financier du BPF, notamment lorsque les produits doivent être ventilés par origine.
Factures et produits de formation
Les cadres financiers du BPF servent à déclarer l’origine des ressources et les charges liées à l’activité de formation. Les montants doivent être déclarés hors taxes, en euros, arrondis à l’euro le plus proche.
Formadmin aide à rapprocher :
- les factures émises ;
- les sessions réalisées ;
- les clients facturés ;
- les financeurs ;
- les règlements ;
- les avoirs éventuels ;
- les montants liés à l’activité formation.
Cela permet de mieux distinguer les produits de formation, les produits hors formation, les produits financés par les entreprises, les produits OPCO, les produits CPF, les produits publics, les produits particuliers et les produits liés à la sous-traitance.
Formateurs
Le BPF demande également d’identifier les personnes qui interviennent dans les actions de formation.
Formadmin aide à suivre :
- formateurs internes ;
- formateurs externes ;
- intervenants occasionnels ;
- prestataires ;
- heures dispensées ;
- sessions animées ;
- formations concernées.
Cette information facilite la préparation des données liées aux formateurs et aux heures dispensées.
Sous-traitance
La sous-traitance doit être traitée avec attention.
| Situation | Analyse |
|---|---|
| Votre organisme confie une action à un autre organisme | Action sous-traitée par votre organisme. |
| Votre organisme réalise une action pour le compte d’un autre organisme | Action réalisée en sous-traitance pour un tiers. |
La notice officielle distingue les actions confiées à un autre organisme et les actions réalisées comme sous-traitant pour un autre organisme. Ces situations ne se déclarent pas de la même manière.
Formadmin aide à conserver cette distinction dans le suivi administratif.
Fonctionnalités utiles pour préparer le BPF
Suivi des sessions
- liste des sessions réalisées ;
- filtre par période ;
- filtre par formation ;
- filtre par client ;
- filtre par financeur ;
- filtre par statut.
Suivi des stagiaires
- nombre de stagiaires par session ;
- présences ;
- absences ;
- heures suivies ;
- statut des participants.
Suivi financier
- factures liées aux sessions ;
- montants HT ;
- clients facturés ;
- financeurs ;
- OPCO ;
- règlements ;
- avoirs.
Suivi des formateurs
- formateur affecté à une session ;
- type d’intervenant ;
- heures dispensées ;
- sessions animées.
Contrôles de cohérence
- session sans facture ;
- facture sans session ;
- stagiaire sans présence ;
- session annulée comptabilisée ;
- financeur manquant ;
- client non renseigné ;
- durée incohérente ;
- formateur absent.
Disponible dans Formadmin
| Fonction | Statut |
|---|---|
| Gestion des sessions de formation | Disponible |
| Gestion des stagiaires | Disponible |
| Gestion des clients | Disponible |
| Gestion des financeurs | Disponible |
| Gestion des factures | Disponible |
| Suivi des règlements | Disponible |
| Suivi des documents administratifs | Disponible |
| Préparation des données BPF | Disponible |
| Aide au contrôle des cohérences | Disponible selon configuration |
| Export ou synthèse BPF | Selon paramétrage et version |
Préparer le BPF tout au long de l’année
Le BPF se dépose une fois par an, mais il se prépare tout au long de l’année.
Avec Formadmin, l’objectif est d’éviter la reconstitution manuelle au moment de la campagne BPF.
Pendant l’année, l’organisme peut suivre :
- les sessions créées ;
- les sessions réalisées ;
- les sessions annulées ;
- les stagiaires présents ;
- les stagiaires absents ;
- les factures émises ;
- les règlements reçus ;
- les financeurs associés ;
- les formateurs intervenus ;
- les actions sous-traitées.
Au moment du BPF, ces données sont déjà structurées.
Exemple de parcours avec Formadmin
- Créer la formation.
- Créer la session.
- Ajouter le client ou le financeur.
- Inscrire les stagiaires.
- Affecter le formateur.
- Suivre la présence.
- Générer les documents.
- Créer la facture.
- Suivre le règlement.
- Consolider les données pour le BPF.
Ce parcours permet de conserver une continuité entre la gestion administrative, pédagogique et financière.
Exemple de données consolidées
Formadmin peut aider à préparer une synthèse de type :
| Session | Formation | Client | Financeur | Stagiaires | Heures | Montant HT | Formateur | Statut |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Session exemple | SST initiale | Société exemple | OPCO | 8 stagiaires | 112 h | 1 600 € HT | Formateur démo | Réalisée |
Cette vision facilite la vérification avant dépôt du BPF.
Les erreurs que Formadmin aide à limiter
Compter des sessions annulées
Une session annulée ne doit pas être comptabilisée comme une session réalisée. Le statut de session est donc important.
Oublier des stagiaires absents
Le BPF doit refléter les heures réellement suivies. Les absences peuvent modifier le volume déclaré.
Mélanger exercice comptable et année civile
Le BPF porte sur l’exercice comptable clos. Si l’exercice ne correspond pas à l’année civile, il faut filtrer les données sur la bonne période.
Confondre client et financeur
Le client facturé, le bénéficiaire de la formation et le financeur peuvent être différents.
Oublier la sous-traitance
La sous-traitance doit être identifiée précisément, selon que l’organisme sous-traite ou intervient comme sous-traitant.
Déclarer des montants TTC
Les montants financiers du BPF doivent être déclarés hors taxes.
Pourquoi le BPF est aussi un sujet de pilotage
Le BPF n’est pas seulement une obligation administrative. C’est aussi un outil de pilotage pour l’organisme de formation.
Il permet de mieux suivre :
- le chiffre d’affaires formation ;
- la répartition des financeurs ;
- le volume d’heures réalisées ;
- le nombre de stagiaires formés ;
- la part de sous-traitance ;
- la charge des formateurs ;
- l’évolution des types de formation.
Avec un logiciel comme Formadmin, ces données peuvent être exploitées plus facilement pour comprendre l’activité de l’organisme.
BPF et Qualiopi : deux sujets liés par la traçabilité
Le BPF et Qualiopi sont deux démarches différentes, mais elles reposent toutes deux sur une même exigence : la traçabilité.
Pour le BPF, il faut pouvoir retrouver :
- les sessions ;
- les stagiaires ;
- les heures ;
- les financeurs ;
- les factures ;
- les formateurs.
Pour Qualiopi, il faut pouvoir justifier :
- les informations transmises ;
- les objectifs de formation ;
- les évaluations ;
- les présences ;
- les réclamations ;
- les compétences des intervenants ;
- les documents associés.
Formadmin aide à centraliser ces informations dans le dossier de formation.
BPF et facturation électronique
La préparation du BPF et la facturation électronique ont un point commun : la qualité des données.
Pour les deux sujets, il faut fiabiliser les clients, les financeurs, les factures, les montants, les dates, les statuts et les références de dossier.
Formadmin permet déjà de générer des factures au format Factur-X et étudie l’intégration de l’émission/réception via une plateforme agréée partenaire. Cette structuration des factures renforce la cohérence des données utiles au pilotage et au suivi administratif.
Checklist BPF avec Formadmin
Sessions
- toutes les sessions réalisées sont présentes ;
- les sessions annulées sont bien identifiées ;
- les dates sont correctes ;
- les durées sont renseignées ;
- les formations sont associées.
Stagiaires
- les stagiaires sont bien rattachés aux sessions ;
- les présences sont vérifiées ;
- les absences sont prises en compte ;
- les heures suivies sont cohérentes.
Clients et financeurs
- chaque session a un client identifié ;
- les financeurs sont renseignés ;
- les OPCO éventuels sont associés ;
- les payeurs sont distingués des bénéficiaires.
Factures
- les factures sont liées aux sessions ;
- les montants HT sont vérifiés ;
- les avoirs sont pris en compte ;
- les factures hors période sont exclues.
Formateurs
- les formateurs sont affectés aux sessions ;
- les heures dispensées sont cohérentes ;
- les intervenants externes sont identifiés.
Sous-traitance
- les actions confiées sont identifiées ;
- les actions réalisées comme sous-traitant sont distinguées ;
- les montants associés sont vérifiés.
Pour quels organismes de formation ?
La préparation BPF avec Formadmin concerne notamment :
- organismes de formation indépendants ;
- formateurs indépendants déclarés ;
- centres de formation Qualiopi ;
- organismes multi-sites ;
- associations de formation ;
- structures travaillant avec des OPCO ;
- organismes réalisant de la sous-traitance ;
- organismes avec plusieurs formateurs ;
- organismes ayant plusieurs types de financeurs.
Plus l’activité se diversifie, plus l’utilisation d’un logiciel métier devient utile pour consolider les données.
Différence entre un tableur et Formadmin
| Besoin | Tableur | Formadmin |
|---|---|---|
| Lister les sessions | Oui, manuellement | Oui, depuis les dossiers |
| Calculer les heures | Possible, mais manuel | Données rattachées aux sessions |
| Relier facture et session | Manuel | Lien métier |
| Identifier les financeurs | Manuel | Depuis les dossiers clients |
| Suivre les stagiaires | Manuel | Données centralisées |
| Gérer les documents | Difficile | Intégré aux dossiers |
| Éviter les doublons | Difficile | Meilleure traçabilité |
| Préparer le BPF toute l’année | Peu pratique | Oui |
| Conserver le contexte Qualiopi | Limité | Oui |
Conclusion
Le BPF est une déclaration obligatoire qui demande de croiser des informations pédagogiques, financières et administratives. Pour le remplir correctement, l’organisme de formation doit suivre ses sessions, stagiaires, heures, financeurs, factures, formateurs et actions sous-traitées.
Formadmin aide à préparer le BPF en centralisant ces données tout au long de l’année. L’objectif est de réduire les ressaisies, limiter les erreurs et faciliter la consolidation des chiffres au moment du dépôt sur Mon activité formation.
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