Envoyer une convocation stagiaire par e-mail
L'envoi de convocation par e-mail permet à un organisme de formation de transmettre rapidement les informations pratiques d'une session au stagiaire. Le message peut contenir la convocation en pièce jointe PDF, ce qui facilite la dématérialisation du suivi administratif.
Dans Formadmin, l'envoi se fait depuis la fiche session, en sélectionnant le ou les stagiaires concernés. L'utilisateur peut vérifier le contenu du message avant envoi, puis contrôler que la convocation a bien été transmise.
Vidéo tutoriel
La vidéo montre le parcours complet : sélection du stagiaire dans la session, ouverture de l'action d'envoi, affichage du sujet et du message, envoi de l'e-mail, vérification du mail reçu et ouverture de la pièce jointe PDF.
Ce tutoriel complète la génération de convocation PDF. Il est pensé pour les équipes administratives qui souhaitent envoyer les documents stagiaires directement depuis leur logiciel de gestion de formation.
Pourquoi envoyer la convocation par e-mail ?
L'envoi par e-mail simplifie la communication avec les stagiaires. Il réduit les manipulations manuelles, centralise les documents et permet de conserver un suivi plus clair des actions réalisées.
Pour un organisme de formation, cela permet de :
- transmettre rapidement les informations de session ;
- joindre le document PDF adapté ;
- limiter les envois manuels depuis une messagerie externe ;
- garder le contexte dans la fiche session ;
- améliorer la traçabilité des documents envoyés ;
- accompagner la digitalisation administrative.
Cette organisation est utile dans les démarches qualité et dans la préparation des sessions.
Étapes pour envoyer la convocation
L'envoi s'effectue depuis la liste des stagiaires de la session.
- ouvrir la fiche session ;
- accéder à la carte des stagiaires ;
- sélectionner le stagiaire concerné ;
- ouvrir les actions disponibles ;
- choisir l'envoi des convocations par e-mail ;
- vérifier le sujet et le contenu du message ;
- contrôler la présence du PDF en pièce jointe ;
- envoyer l'e-mail ;
- vérifier le retour de l'action ;
- contrôler le message reçu si nécessaire.
Avant envoi, il est indispensable que le stagiaire dispose d'une adresse e-mail correcte.
Bonnes pratiques
La convocation doit être envoyée avec des informations fiables. Avant de cliquer sur envoyer, il est recommandé de vérifier la session, le stagiaire, l'adresse e-mail et le document joint.
Les points importants sont :
- l'adresse e-mail du stagiaire ;
- la formation concernée ;
- les dates et horaires ;
- le lieu de formation ;
- le contenu du message ;
- la présence du PDF ;
- le bon rattachement à la session.
Une vérification rapide limite les erreurs d'envoi et améliore l'expérience du stagiaire.
