Générer une convocation stagiaire en PDF
La convocation stagiaire est un document important dans l'organisation d'une session de formation. Elle permet de transmettre les informations utiles au participant : formation, dates, lieu, horaires et contexte de la session.
Dans Formadmin, la génération d'une convocation en PDF permet de produire un document rattaché à la session et au stagiaire. Le fichier peut ensuite être retrouvé dans les documents de la session et servir de trace administrative.
Vidéo tutoriel
La vidéo montre le parcours complet : sélection du stagiaire dans la fiche session, lancement de l'action de génération, validation de la fenêtre de texte libre, affichage du PDF, consultation des documents stagiaires et vérification du journal de génération.
Ce tutoriel est utile pour les organismes de formation qui veulent sécuriser la production des documents stagiaires et conserver une preuve exploitable.
Pourquoi générer une convocation PDF ?
La convocation formalise les informations communiquées au stagiaire avant la formation. Elle contribue à la bonne organisation de la session et à la qualité du suivi administratif.
Elle permet notamment de :
- informer le stagiaire des modalités pratiques ;
- conserver un document rattaché à la session ;
- centraliser les pièces utiles ;
- faciliter l'envoi par e-mail ;
- retrouver l'historique de génération ;
- préparer un dossier clair en cas de contrôle.
Dans une démarche qualité, ces documents participent à la traçabilité de l'action de formation.
Étapes pour générer la convocation
Le parcours commence dans la fiche de la session, au niveau des stagiaires.
- ouvrir la fiche session ;
- accéder à la liste des stagiaires ;
- sélectionner le stagiaire concerné ;
- ouvrir les actions disponibles ;
- choisir la génération de convocation PDF ;
- valider la fenêtre de texte libre si elle apparaît ;
- afficher le PDF généré ;
- vérifier que le document est disponible dans les documents stagiaires ;
- consulter le journal ou l'historique de génération si nécessaire.
Cette vérification confirme que le document a bien été produit et rattaché au bon stagiaire.
Bonnes pratiques
Avant de générer une convocation, il est utile de vérifier que la session est correctement renseignée. Les dates, le lieu, la formation et les informations stagiaire doivent être cohérents.
Il est conseillé de contrôler :
- le stagiaire sélectionné ;
- la session concernée ;
- les dates et horaires ;
- le lieu de formation ;
- les informations affichées dans le PDF ;
- la présence du document après génération.
Un PDF correctement généré facilite ensuite l'envoi par e-mail ou la consultation depuis le dossier de formation.
