Créer une session intra dans Formadmin

Une session intra correspond à une formation organisée pour un client précis. Elle peut concerner une entreprise, une association, une collectivité ou toute structure qui souhaite former un groupe de participants dans un cadre dédié.

Dans Formadmin, la création d'une session intra permet de relier une formation, un client, un lieu, un tarif, une durée, des horaires et un formateur. Cette fiche devient ensuite le point central du suivi opérationnel : stagiaires, convocations, documents, émargement, certificat de réalisation et facturation.

Vidéo tutoriel

La vidéo montre le parcours complet de création d'une session intra : ouverture du module sessions, choix du type intra, sélection de la formation, rattachement du client, vérification du lieu, saisie des informations tarifaires et ajout du formateur.

Elle est pensée pour les équipes administratives d'un organisme de formation qui doivent créer rapidement une session fiable et exploitable pour la suite du dossier.

À quoi sert une session intra ?

La session intra structure la prestation qui sera réalisée pour un client. Elle permet de regrouper les informations utiles à l'organisation pédagogique, administrative et commerciale.

Elle sert notamment à :

• planifier une formation pour un client ;
• associer un formateur ;
• suivre les stagiaires inscrits ;
• générer les convocations ;
• centraliser les documents de session ;
• préparer l'émargement et les certificats ;
• créer la facture liée à la session.

Pour un organisme de formation, la qualité de cette fiche conditionne une grande partie du suivi administratif.

Étapes de création

Le parcours commence par la création d'une nouvelle session, puis par le choix du type En intra.

• ouvrir le module sessions ;
• créer une nouvelle session ;
• choisir le type intra ;
• sélectionner la formation à planifier ;
• rechercher et sélectionner le client ;
• vérifier ou renseigner le lieu ;
• indiquer le tarif, la durée et les horaires ;
• sélectionner le formateur ;
• enregistrer la session ;
• vérifier que la fiche session s'affiche correctement.

Une fois la session enregistrée, l'équipe peut compléter le dossier avec les stagiaires, les documents et les actions administratives.

Bonnes pratiques

Avant d'enregistrer une session intra, il est conseillé de vérifier les informations principales. Une erreur sur le client, la formation ou le formateur peut ensuite se répercuter sur les convocations, les documents PDF et la facturation.

Les points à contrôler sont :

• la formation choisie ;
• le client rattaché ;
• le lieu prévu ;
• la durée ;
• le tarif ;
• les horaires ;
• le formateur ;
• la cohérence avec le devis si la session provient d'une proposition commerciale.

Cette vérification rend la suite du dossier plus fluide et limite les corrections manuelles.