Envoyer un formulaire de positionnement
Le formulaire de positionnement permet de recueillir des informations avant la formation. Il aide l'organisme à mieux connaître le niveau, les besoins ou les attentes du stagiaire avant le démarrage de la session.
Dans Formadmin, le formulaire peut être envoyé par e-mail depuis la fiche session. Le stagiaire reçoit un lien, complète le formulaire en ligne, puis le retour peut être retrouvé dans les documents de la session.
Vidéo tutoriel
La vidéo montre le parcours complet : sélection du stagiaire, envoi du formulaire par e-mail, consultation du message reçu, ouverture du formulaire public, saisie du retour stagiaire, enregistrement et vérification du PDF dans les documents stagiaires.
Ce tutoriel est particulièrement utile pour les organismes de formation qui souhaitent structurer l'analyse des besoins avant la formation et conserver une trace exploitable.
Pourquoi envoyer un formulaire de positionnement ?
Le positionnement est un outil précieux pour adapter la formation. Il peut contribuer à mieux comprendre les acquis, les attentes, les difficultés ou les objectifs du participant.
Il permet notamment de :
- recueillir les besoins avant la session ;
- préparer l'intervention du formateur ;
- conserver une trace du retour stagiaire ;
- améliorer l'individualisation du parcours ;
- structurer la démarche qualité ;
- préparer des éléments utiles lors d'un audit Qualiopi.
Le formulaire devient donc un document à la fois pédagogique et administratif.
Étapes pour envoyer le formulaire
L'envoi se fait depuis la session, au niveau des stagiaires.
- ouvrir la fiche session ;
- sélectionner le stagiaire concerné ;
- ouvrir les actions disponibles ;
- choisir l'envoi du formulaire de positionnement par e-mail ;
- vérifier le message proposé ;
- envoyer l'e-mail ;
- ouvrir le message reçu si besoin ;
- cliquer sur le lien du formulaire ;
- compléter le formulaire public ;
- enregistrer le retour ;
- retrouver le PDF dans les documents stagiaires.
Ce parcours permet de contrôler l'ensemble de la chaîne, de l'envoi jusqu'à la conservation du document.
Bonnes pratiques
Pour que le positionnement soit utile, il doit être envoyé suffisamment tôt avant la formation. Le stagiaire doit avoir le temps de répondre et l'équipe pédagogique doit pouvoir exploiter le retour.
Il est conseillé de vérifier :
- l'adresse e-mail du stagiaire ;
- la sélection du bon stagiaire ;
- le contenu du message ;
- la présence du lien de formulaire ;
- l'enregistrement du retour ;
- la disponibilité du PDF dans les documents.
Une bonne organisation du positionnement renforce la qualité de préparation de la session.
