Générer un certificat de réalisation
Le certificat de réalisation est un document important à la fin d'une action de formation. Il atteste que la formation a été réalisée et peut être demandé par un client, un financeur ou dans le cadre du suivi administratif d'un dossier.
Dans Formadmin, le certificat de réalisation peut être généré en PDF depuis la fiche session lorsque le contexte et les droits le permettent. Le document s'appuie sur les informations de la session et les stagiaires concernés.
À quoi sert le certificat de réalisation ?
Le certificat de réalisation permet de formaliser l'exécution d'une formation. Il ne remplace pas nécessairement l'ensemble des documents de suivi, mais il constitue une pièce utile dans le dossier administratif.
Il peut servir à :
- confirmer qu'une action de formation a eu lieu ;
- fournir une preuve au client ou au financeur ;
- compléter les documents de fin de session ;
- faciliter le suivi administratif ;
- appuyer la facturation ou le dossier de prise en charge ;
- conserver une trace dans le dossier formation.
Il est souvent associé à d'autres documents comme l'émargement, les convocations ou les attestations selon les pratiques de l'organisme.
Étapes pour générer le PDF
La génération se fait depuis la fiche session, dans les actions liées aux stagiaires ou aux documents.
- ouvrir la fiche session ;
- vérifier la session et les stagiaires concernés ;
- sélectionner les stagiaires si nécessaire ;
- ouvrir les actions documentaires ;
- choisir le certificat de réalisation PDF ;
- générer le document ;
- ouvrir ou télécharger le PDF ;
- vérifier le contenu du certificat.
Selon le paramétrage ou les droits du compte, l'action peut ne pas être visible dans tous les contextes.
Points à vérifier
Avant de générer un certificat, il est important de s'assurer que la session est suffisamment complète. Les dates, la formation, le client et les stagiaires doivent être cohérents.
Il faut aussi contrôler :
- les stagiaires pris en compte ;
- les dates de session ;
- l'intitulé de formation ;
- le client ou commanditaire ;
- les informations visibles sur le PDF ;
- les droits d'accès au document.
Si le bouton n'apparaît pas, il peut s'agir d'une limite de droits, d'un contexte non compatible ou d'un espace qui ne permet pas cette génération.
Bonnes pratiques
Le certificat de réalisation doit être généré lorsque les informations de session sont stabilisées. Une génération trop tôt dans le dossier peut conduire à produire un document incomplet.
Il est recommandé de rapprocher ce document des autres preuves de réalisation : émargement, documents stagiaires, logs d'envoi, facture et pièces de fin de formation.
