Dernière mise à jour : 17 mai 2026.
La certification Qualiopi repose sur le référentiel national qualité. Elle concerne les prestataires d’actions concourant au développement des compétences lorsqu’ils souhaitent bénéficier de financements publics ou mutualisés, notamment via les OPCO, l’État, les régions, la Caisse des dépôts, France Travail ou l’Agefiph. Le Code du travail encadre cette certification dans ses dispositions relatives à la qualité des actions de formation professionnelle.
Pour un organisme de formation, la préparation Qualiopi ne consiste pas seulement à produire une liste de documents. L’auditeur vérifie surtout que l’organisme applique réellement ses processus qualité et qu’il peut présenter des preuves concrètes : documents, enregistrements, suivis, indicateurs, évaluations, réclamations, actions correctives et traces de mise en œuvre.
Le référentiel s’appuie sur 7 critères qualité fixés par le Code du travail : information du public, conception des prestations, accompagnement des bénéficiaires, moyens pédagogiques et techniques, compétences des intervenants, veille professionnelle, appréciations et réclamations. Ces critères sont détaillés dans la partie réglementaire du Code du travail.
Formadmin aide les organismes de formation à centraliser les documents et preuves utiles à Qualiopi dans les dossiers de formation : clients, sessions, stagiaires, conventions, convocations, feuilles d’émargement, évaluations, attestations, réclamations, anomalies, actions correctives et éléments de suivi.
À retenir
| Sujet | Ce qu’il faut comprendre |
|---|---|
| Qualiopi | Certification qualité basée sur le référentiel national qualité. |
| Documents obligatoires | Il n’existe pas une liste unique valable pour tous les organismes : les preuves dépendent de l’activité, des indicateurs applicables et des prestations réalisées. |
| 7 critères | Le référentiel est structuré autour de 7 critères qualité. |
| Indicateurs | Le guide de lecture Qualiopi indique 22 indicateurs communs et 10 indicateurs spécifiques selon les catégories d’actions. |
| Audit | L’auditeur vérifie les preuves disponibles et la mise en œuvre réelle des processus. |
| Absence de preuve | L’absence de preuve le jour de l’audit peut entraîner une non-conformité. |
| Formadmin | Le logiciel permet de conserver les preuves dans les dossiers de formation. |
Documents obligatoires ou preuves Qualiopi ?
Le terme “documents obligatoires Qualiopi” est souvent utilisé par les organismes de formation. En pratique, il faut plutôt parler de preuves attendues.
Un auditeur ne cherche pas seulement à voir un classeur ou une procédure générique. Il vérifie que l’organisme peut démontrer :
- ce qui est prévu ;
- ce qui est communiqué ;
- ce qui est réalisé ;
- ce qui est contrôlé ;
- ce qui est amélioré.
Exemple :
| Élément | Preuve utile |
|---|---|
| Document prévu | Programme de formation. |
| Preuve de mise en œuvre | Programme transmis au client ou au stagiaire. |
| Preuve de suivi | Convention, convocation, émargement, évaluation, attestation. |
| Preuve d’amélioration | Analyse des retours, action corrective, mise à jour du programme. |
Cette logique est importante : une procédure non appliquée ou une preuve introuvable peut poser problème lors de l’audit.
Pourquoi préparer les preuves Qualiopi toute l’année ?
Qualiopi n’est pas seulement un audit ponctuel. La certification est délivrée pour une durée de trois ans, avec un audit de surveillance prévu pendant le cycle. L’arrêté relatif aux modalités d’audit indique que l’audit de surveillance est réalisé entre le 14e et le 22e mois suivant l’obtention de la certification. Ces modalités sont précisées dans l’arrêté du 6 juin 2019.
Il faut donc conserver les preuves au fil de l’eau, pas seulement quelques jours avant l’audit.
À préparer tout au long de l’année :
- programmes ;
- devis ;
- conventions ;
- convocations ;
- feuilles d’émargement ;
- évaluations ;
- attestations ;
- certificats de réalisation ;
- réclamations ;
- retours clients ;
- preuves de veille ;
- actions correctives ;
- suivi des compétences formateurs ;
- documents d’accessibilité.
Formadmin permet de rattacher ces éléments aux clients, formations, sessions, stagiaires et financeurs.
Les grandes familles de documents à préparer
1. Documents d’information du public
Le premier critère Qualiopi porte sur les conditions d’information du public : prestations proposées, délais d’accès et résultats obtenus.
L’organisme doit pouvoir démontrer que l’information donnée aux prospects, clients, stagiaires et financeurs est claire, accessible et cohérente.
Documents et preuves utiles :
- catalogue de formation ;
- page web de présentation des formations ;
- programme détaillé ;
- objectifs pédagogiques ;
- prérequis ;
- public visé ;
- durée ;
- modalités pédagogiques ;
- modalités d’accès ;
- délais d’accès ;
- tarifs ;
- modalités d’évaluation ;
- conditions d’accueil ;
- accessibilité handicap ;
- indicateurs de résultats ;
- taux de satisfaction ;
- taux de réussite si applicable ;
- certificat Qualiopi affiché sur le site.
L’arrêté relatif aux modalités d’audit précise que l’organisme certifié doit afficher son certificat dans ses locaux et sur son site internet. À défaut de site, il doit en communiquer une copie aux candidats, stagiaires, apprentis ou financeurs qui en font la demande.
Avec Formadmin
Formadmin peut aider à conserver les informations liées aux formations :
- fiche formation ;
- programme ;
- catégorie ;
- durée ;
- objectifs ;
- documents associés ;
- modèles de documents ;
- historique des mises à jour.
2. Documents de conception de la prestation
Le deuxième critère Qualiopi concerne l’identification précise des objectifs des prestations et leur adaptation aux publics bénéficiaires lors de la conception.
L’objectif est de démontrer que la formation n’est pas simplement vendue comme un produit standard, mais qu’elle est conçue ou adaptée en fonction du besoin.
Documents et preuves utiles :
- recueil du besoin client ;
- analyse de la demande ;
- questionnaire de positionnement ;
- test de prérequis ;
- fiche de positionnement ;
- objectifs pédagogiques ;
- programme adapté ;
- déroulé pédagogique ;
- modalités d’évaluation ;
- devis personnalisé ;
- convention de formation ;
- contrat de formation ;
- adaptations prévues pour le public ;
- prise en compte des contraintes du client.
Exemples de preuves concrètes :
- mail d’échange avec le client ;
- fiche de découverte ;
- compte rendu d’entretien ;
- devis modifié après analyse du besoin ;
- programme adapté à une formation intra ;
- questionnaire de pré-positionnement.
Avec Formadmin
Formadmin peut rattacher ces éléments au dossier client ou à la session :
- client ;
- devis ;
- formation ;
- session ;
- programme ;
- convention ;
- documents personnalisés ;
- commentaires internes.
3. Documents d’accueil, d’accompagnement et de suivi
Le troisième critère porte sur l’adaptation aux publics bénéficiaires des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation.
L’organisme doit pouvoir démontrer que les bénéficiaires sont correctement accueillis, suivis et évalués.
Documents et preuves utiles :
- convocation ;
- livret d’accueil ;
- règlement intérieur ;
- planning ;
- feuille d’émargement ;
- preuve de présence ;
- suivi des absences ;
- évaluation à chaud ;
- évaluation des acquis ;
- attestation de fin de formation ;
- certificat de réalisation ;
- questionnaire de satisfaction ;
- suivi post-formation ;
- preuves d’adaptation en cas de difficulté.
Pour les formations à distance, il peut être utile de conserver :
- traces de connexion ;
- activités réalisées ;
- temps de connexion si disponible ;
- travaux remis ;
- résultats de quiz ;
- échanges avec le formateur ;
- preuves d’assistance technique ou pédagogique.
Avec Formadmin
Formadmin permet de regrouper les documents dans le dossier de session :
- convocations ;
- émargements ;
- attestations ;
- certificats de réalisation ;
- évaluations ;
- documents stagiaires ;
- suivi de présence.
4. Documents liés aux moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement
Le quatrième critère concerne l’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre.
L’organisme doit montrer que les moyens utilisés sont adaptés à la formation proposée.
Documents et preuves utiles :
- supports pédagogiques ;
- diaporamas ;
- livrets stagiaires ;
- exercices ;
- cas pratiques ;
- matériel utilisé ;
- fiche salle ;
- liste du matériel pédagogique ;
- accès plateforme e-learning ;
- modalités techniques formation à distance ;
- procédure d’assistance technique ;
- procédure d’assistance pédagogique ;
- planning formateur ;
- organisation de l’encadrement.
Exemples :
- fiche de préparation d’une salle ;
- liste du matériel requis ;
- procédure d’accès à une plateforme en ligne ;
- mail d’assistance envoyé à un stagiaire ;
- preuve de mise à disposition d’un support.
Avec Formadmin
Formadmin peut aider à documenter :
- les documents associés à une formation ;
- les ressources par session ;
- les lieux ;
- les supports transmis ;
- les documents disponibles pour les stagiaires.
5. Documents sur les compétences des formateurs et intervenants
Le cinquième critère porte sur la qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations.
L’organisme doit pouvoir démontrer que les intervenants sont compétents pour les formations qu’ils animent et que leurs compétences sont suivies.
Documents et preuves utiles :
- CV formateurs ;
- diplômes ;
- certifications ;
- habilitations ;
- expériences professionnelles ;
- références ;
- attestations de formation continue ;
- plan de développement des compétences ;
- suivi des compétences ;
- évaluation des formateurs ;
- veille métier formateur ;
- contrats ou conventions avec les intervenants ;
- preuves de mise à jour des compétences.
Pour certains domaines, les preuves peuvent être spécifiques :
- habilitation SST ;
- habilitation électrique ;
- certificat de formateur PRAP ;
- autorisation d’intervention ;
- certification métier ;
- agrément spécifique.
Avec Formadmin
Formadmin peut aider à rattacher les formateurs aux sessions et à suivre :
- formateur affecté ;
- formation animée ;
- documents formateur ;
- habilitations ;
- compétences ;
- historique d’intervention.
6. Documents de veille professionnelle, réglementaire et pédagogique
Le sixième critère concerne l’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel.
La veille Qualiopi ne doit pas être un simple fichier rempli juste avant l’audit. Elle doit montrer que l’organisme surveille son environnement et exploite les informations utiles.
Documents et preuves utiles :
- veille réglementaire ;
- veille métier ;
- veille pédagogique ;
- veille handicap ;
- veille technologique ;
- abonnements newsletters ;
- participation à des webinaires ;
- adhésion à un réseau professionnel ;
- comptes rendus de lecture ;
- tableau de veille ;
- actions décidées à partir de la veille ;
- mises à jour de programmes ;
- mises à jour de supports ;
- évolution des pratiques pédagogiques.
Exemples de preuves fortes :
- une alerte réglementaire suivie d’une mise à jour documentaire ;
- un webinaire suivi d’une modification de support ;
- une veille handicap suivie d’un nouveau contact référent ;
- une évolution métier intégrée à un programme de formation.
Avec Formadmin
Formadmin peut permettre de conserver des traces :
- documents de veille ;
- actions internes ;
- commentaires ;
- liens avec formations concernées ;
- historique de modifications.
7. Documents sur les appréciations, réclamations et amélioration continue
Le septième critère porte sur le recueil et la prise en compte des appréciations et réclamations formulées par les parties prenantes.
C’est un critère central pour montrer que l’organisme ne se contente pas de collecter des retours, mais qu’il les analyse et agit si nécessaire.
Documents et preuves utiles :
- questionnaires de satisfaction stagiaires ;
- questionnaires de satisfaction clients ;
- retours formateurs ;
- retours financeurs ;
- réclamations ;
- registre des réclamations ;
- anomalies ;
- actions correctives ;
- actions préventives ;
- analyse des résultats ;
- compte rendu de réunion qualité ;
- plan d’amélioration continue ;
- preuves de mise en œuvre des actions.
Exemple de boucle qualité :
- un stagiaire signale un problème de support ;
- l’organisme enregistre la remarque ;
- une action corrective est créée ;
- le support est mis à jour ;
- la modification est tracée ;
- l’action est clôturée.
Avec Formadmin
Formadmin peut aider à centraliser :
- satisfaction ;
- réclamations ;
- anomalies ;
- actions correctives ;
- documents mis à jour ;
- dossier session ;
- suivi qualité.
Liste pratique des documents Qualiopi à préparer
Avant l’audit
- certificat Qualiopi en cours si renouvellement ou surveillance ;
- dernier rapport d’audit ;
- plan d’actions correctives ;
- liste des formations réalisées ;
- liste des sessions ;
- liste des clients ;
- liste des financeurs ;
- liste des formateurs ;
- organigramme ;
- NDA ;
- BPF ;
- catalogue de formation ;
- procédures qualité ;
- preuves de veille ;
- registre des réclamations.
Lors d’un audit initial, l’organisme certificateur collecte plusieurs informations avant l’audit, notamment la dénomination, le SIREN, le statut juridique, le numéro de déclaration d’activité, les catégories d’actions concernées, une description de l’activité, la liste des sites, un organigramme et le dernier BPF transmis.
Pour chaque formation
- programme ;
- objectifs ;
- prérequis ;
- public visé ;
- durée ;
- modalités pédagogiques ;
- modalités d’évaluation ;
- tarif ;
- conditions d’accès ;
- délais d’accès ;
- supports pédagogiques ;
- modalités d’adaptation.
Pour chaque session
- devis ;
- convention ;
- convocation ;
- liste des stagiaires ;
- feuille d’émargement ;
- suivi des absences ;
- supports transmis ;
- évaluation des acquis ;
- questionnaire de satisfaction ;
- attestation ;
- certificat de réalisation ;
- facture ;
- règlement ;
- réclamation éventuelle ;
- action corrective éventuelle.
Pour chaque formateur
- CV ;
- diplômes ;
- certifications ;
- habilitations ;
- expérience ;
- contrat ou convention ;
- formations suivies ;
- évaluation des interventions ;
- preuves de veille métier.
Pour la qualité interne
- tableau de veille ;
- registre des réclamations ;
- registre des anomalies ;
- plan d’amélioration ;
- comptes rendus qualité ;
- actions correctives ;
- suivi des indicateurs ;
- analyse de satisfaction ;
- mise à jour documentaire.
Exemple de classement simple dans Formadmin
Pour chaque session de formation, vous pouvez organiser les preuves de cette manière.
Avant la session
- devis ;
- programme ;
- convention ;
- convocation ;
- questionnaire de positionnement.
Pendant la session
- émargement ;
- supports ;
- suivi des absences ;
- échanges avec les stagiaires.
Après la session
- évaluation des acquis ;
- satisfaction ;
- attestation ;
- certificat de réalisation ;
- facture ;
- réclamation éventuelle ;
- action corrective éventuelle.
Cette organisation permet de retrouver rapidement les preuves lors d’un audit.
Documents Qualiopi et BPF : un lien direct
Qualiopi et BPF sont deux sujets différents, mais ils reposent tous les deux sur la qualité de la traçabilité.
Le BPF demande de consolider :
- sessions ;
- stagiaires ;
- heures ;
- financeurs ;
- produits ;
- formateurs ;
- sous-traitance.
Qualiopi demande de prouver :
- information du public ;
- adaptation des prestations ;
- accompagnement ;
- évaluation ;
- moyens ;
- compétences ;
- veille ;
- satisfaction ;
- réclamations ;
- amélioration continue.
Un organisme qui conserve correctement ses données de session, ses documents et ses preuves qualité prépare plus facilement les deux sujets.
Documents Qualiopi et facturation
La facturation peut aussi être liée aux preuves Qualiopi.
Exemples :
- devis validé ;
- convention signée ;
- financeur identifié ;
- facture rattachée à la session ;
- certificat de réalisation ;
- preuve de prise en charge ;
- règlement ;
- relance.
Avec la réforme de la facturation électronique, la qualité des données administratives devient encore plus importante : client, SIREN, financeur, adresse de facturation, montants, statuts de règlement et justificatifs.
Formadmin génère déjà des factures Factur-X et étudie l’intégration de l’émission/réception via une plateforme agréée partenaire.
Audit de surveillance : quelles preuves préparer ?
L’audit de surveillance vérifie que le référentiel est toujours appliqué après l’obtention de la certification. Il intervient entre le 14e et le 22e mois suivant la date d’obtention de la certification.
Pour cet audit, il faut particulièrement préparer :
- preuves depuis l’audit initial ;
- actions correctives mises en œuvre ;
- indicateurs ayant fait l’objet de non-conformités ;
- réclamations reçues ;
- évolutions de l’organisme ;
- nouveaux sites éventuels ;
- nouvelles modalités pédagogiques ;
- nouveaux formateurs ;
- nouveaux types de formation ;
- preuves de veille ;
- preuves d’amélioration continue.
L’arrêté précise que l’audit de surveillance porte notamment sur les indicateurs ayant fait l’objet de non-conformités lors de l’audit initial, avec une attention particulière portée à l’efficacité des actions correctives et préventives.
Non-conformités : pourquoi les preuves sont essentielles
L’arrêté relatif aux modalités d’audit prévoit que l’absence de preuve le jour de l’audit fait l’objet d’une non-conformité. Il précise aussi qu’une certification ne peut pas être délivrée tant qu’il reste une non-conformité majeure non levée.
Il faut donc éviter les situations suivantes :
- procédure écrite mais jamais appliquée ;
- document introuvable ;
- preuve non rattachée à une session ;
- réclamation non traitée ;
- action corrective non clôturée ;
- veille sans exploitation ;
- programme différent de la convention ;
- émargement incomplet ;
- certificat de réalisation absent ;
- formateur sans preuve de compétence.
L’objectif n’est pas d’accumuler des documents inutiles, mais de pouvoir démontrer rapidement que l’organisme applique bien ses processus.
Cas des organismes multi-sites
Pour les organismes multi-sites, l’arrêté prévoit un système qualité unique avec une fonction centrale, des sites inclus dans le programme de surveillance et une capacité à collecter et analyser les données de chaque site.
Documents à préparer en plus :
- organisation multi-sites ;
- fonction centrale identifiée ;
- rôles et responsabilités ;
- liste des sites ;
- processus qualité commun ;
- suivi des sites ;
- preuves de surveillance interne ;
- actions correctives par site ;
- données consolidées.
Formadmin peut être utile pour organiser les données par site, antenne, organisme ou périmètre selon la configuration.
Comment Formadmin aide à préparer Qualiopi
Formadmin permet de regrouper les preuves Qualiopi dans une logique métier.
Dossiers de formation
- formation ;
- programme ;
- client ;
- session ;
- stagiaires ;
- formateur ;
- financeur ;
- documents ;
- factures ;
- règlements.
Documents administratifs
- devis ;
- conventions ;
- convocations ;
- émargements ;
- attestations ;
- certificats de réalisation ;
- factures ;
- relances.
Suivi qualité
- satisfaction ;
- réclamations ;
- anomalies ;
- actions correctives ;
- évaluations ;
- documents de veille ;
- preuves d’amélioration.
Formateurs
- affectation aux sessions ;
- compétences ;
- habilitations ;
- documents formateur ;
- historique d’intervention.
Pilotage
- sessions réalisées ;
- documents manquants ;
- états de dossiers ;
- BPF ;
- facturation ;
- indicateurs internes.
L’intérêt est de ne pas gérer Qualiopi dans un tableur séparé, mais de relier les preuves aux vrais dossiers de formation.
Checklist Qualiopi avant audit
Informations générales
- NDA ;
- SIREN ou SIRET ;
- organigramme ;
- certificat Qualiopi ;
- catégories d’actions certifiées ;
- liste des sites ;
- BPF ;
- rapport d’audit précédent ;
- plan d’actions correctives.
Offres de formation
- catalogue ;
- programmes ;
- objectifs ;
- prérequis ;
- tarifs ;
- délais d’accès ;
- modalités d’évaluation ;
- accessibilité ;
- indicateurs de résultats.
Dossiers clients et sessions
- recueil du besoin ;
- devis ;
- convention ;
- convocation ;
- liste stagiaires ;
- émargement ;
- évaluations ;
- attestations ;
- certificats de réalisation ;
- factures.
Formateurs
- CV ;
- diplômes ;
- habilitations ;
- compétences ;
- expérience ;
- suivi de formation continue ;
- évaluations ;
- contrats ou conventions.
Qualité
- veille ;
- satisfaction ;
- réclamations ;
- anomalies ;
- actions correctives ;
- compte rendu qualité ;
- plan d’amélioration ;
- mise à jour documentaire.
Erreurs fréquentes à éviter
Chercher une liste unique de documents obligatoires
Qualiopi ne fonctionne pas comme une simple liste de pièces obligatoires identique pour tous. Les preuves attendues dépendent de votre activité, de vos catégories d’actions, de vos modalités pédagogiques et des indicateurs applicables.
Préparer les preuves uniquement avant l’audit
La préparation doit se faire toute l’année. Sinon, l’organisme risque de devoir reconstituer les dossiers dans l’urgence.
Avoir des procédures sans preuves
Une procédure écrite ne suffit pas. Il faut pouvoir montrer qu’elle est appliquée.
Ne pas traiter les réclamations
Une réclamation non enregistrée ou non traitée peut révéler un défaut dans l’amélioration continue.
Oublier les formateurs externes
Les preuves de compétences doivent aussi concerner les intervenants externes ou sous-traitants.
Ne pas relier les preuves aux sessions
Un document isolé est moins utile qu’un document rattaché à une session, un client, un stagiaire ou une action corrective.
Conclusion
Les documents Qualiopi ne doivent pas être préparés comme un simple classeur administratif. Ils doivent prouver que l’organisme de formation applique réellement une démarche qualité : information claire, conception adaptée, suivi des bénéficiaires, moyens cohérents, compétences formateurs, veille, satisfaction, réclamations et amélioration continue.
Formadmin aide les organismes de formation à centraliser ces preuves dans les dossiers réels : formations, sessions, clients, stagiaires, formateurs, financeurs, documents, factures, évaluations, réclamations et actions correctives.
