Préparer le bilan pédagogique et financier

Le bilan pédagogique et financier, souvent appelé BPF, est une obligation importante pour les organismes de formation. Il permet de déclarer l'activité réalisée sur une période donnée : stagiaires, heures de formation, produits, charges et informations pédagogiques.

Dans Formadmin, la préparation du bilan pédagogique repose notamment sur le choix de la période de calcul. Modifier la date de début et la date de fin permet de recalculer les tableaux et de vérifier les données avant exploitation.

Pourquoi la période est importante ?

Le BPF doit refléter une période cohérente avec l'activité déclarée. Une mauvaise période peut fausser les montants, les volumes de formation, le nombre de stagiaires ou les indicateurs associés.

La période sert à cadrer :

• les sessions prises en compte ;
• les stagiaires concernés ;
• les produits de formation ;
• les charges associées ;
• les heures dispensées ;
• les informations nécessaires aux tableaux du bilan.

Pour un organisme de formation, ce cadrage est essentiel afin d'éviter les incohérences lors de la préparation administrative.

Étapes pour recalculer le bilan

Le changement de période se fait depuis la page du bilan pédagogique.

• ouvrir la page du bilan pédagogique ;
• renseigner la date de début ;
• renseigner la date de fin ;
• utiliser les boutons d'année précédente ou suivante si besoin ;
• valider le formulaire ;
• vérifier que les tableaux sont recalculés ;
• contrôler les montants et les volumes affichés ;
• ouvrir les détails si certains chiffres semblent incohérents.

Cette vérification permet de préparer un bilan plus fiable avant déclaration ou relecture.

Points à contrôler

Après changement de période, il est recommandé de contrôler les tableaux principaux. Les variations d'une année à l'autre peuvent être normales, mais elles doivent être comprises.

Les points importants sont :

• les produits de formation ;
• les charges ;
• les stagiaires ;
• les personnes dispensant la formation ;
• les spécialités de formation ;
• les types de stagiaires ;
• les détails accessibles depuis les tableaux.

Un écart important peut venir d'une session mal datée, d'une facture non rattachée ou d'une information incomplète.

Bonnes pratiques BPF

Pour préparer le BPF dans de bonnes conditions, il est utile de maintenir les données à jour tout au long de l'année. Les sessions, clients, stagiaires, factures et documents doivent rester cohérents.

Il est conseillé de :

• vérifier régulièrement les sessions clôturées ;
• contrôler la facturation ;
• tenir les informations stagiaires à jour ;
• conserver les documents de preuve ;
• relire les chiffres avant transmission ;
• comparer avec les périodes précédentes.

Cette préparation limite les corrections de dernière minute et améliore la fiabilité du bilan.