Créer un client ou prospect dans Formadmin

La création d'un client ou d'un prospect est une étape centrale dans la gestion administrative d'un organisme de formation. Elle permet de préparer les devis, les conventions, les sessions, les factures et les documents liés à une entreprise cliente.

Dans Formadmin, ce parcours permet de créer rapidement une fiche client ou prospect, de renseigner les informations de l'entreprise et d'utiliser la récupération SIRET pour limiter les ressaisies. L'objectif est simple : disposer d'une fiche claire, fiable et exploitable pour la suite du workflow commercial et administratif.

Vidéo tutoriel

Cette vidéo montre le parcours complet de création d'un prospect entreprise dans Formadmin : accès au module clients, création d'un nouveau prospect, sélection du statut entreprise, saisie du SIRET, récupération des informations société, ajout du contact principal et enregistrement de la fiche.

La démonstration est courte et pensée pour les responsables formation, équipes administratives et collaborateurs qui créent régulièrement des clients ou prospects dans un organisme de formation.

À quoi sert une fiche client dans un logiciel de formation ?

Une fiche client centralise les informations utiles pour gérer la relation avec une entreprise, une collectivité, une association ou tout autre commanditaire de formation.

Elle peut servir à :

• préparer un devis de formation ;
• associer une entreprise à une session intra ou inter ;
• retrouver les contacts administratifs ;
• sécuriser les informations de facturation ;
• suivre les échanges commerciaux ;
• faciliter la génération des conventions et documents de formation.

Pour un organisme de formation, une fiche client bien renseignée évite les erreurs de saisie et améliore la continuité entre prospection, devis, contractualisation, session et facturation.

Créer un nouveau prospect entreprise

Le parcours commence dans le module dédié aux clients et prospects. L'utilisateur crée une nouvelle fiche, puis choisit le statut adapté à son besoin. Pour une entreprise, le statut permet de structurer les informations attendues : raison sociale, adresse, contact principal, téléphone, e-mail et données administratives.

Cette distinction entre client et prospect est utile pour suivre le cycle commercial. Un prospect peut être créé avant même la validation d'un devis, puis être conservé dans la base lorsqu'il devient client actif.

Utiliser le SIRET pour gagner du temps

La saisie du SIRET permet de récupérer automatiquement des informations société lorsque le service de recherche est disponible. C'est un gain de temps important pour les organismes de formation qui travaillent avec des entreprises, car cela limite les erreurs sur la raison sociale, l'adresse ou les informations d'identification.

Cette étape contribue aussi à fiabiliser les documents générés ensuite : devis, conventions, factures ou documents remis au client. Une fiche correctement renseignée dès le départ réduit les corrections manuelles dans les étapes suivantes.

Compléter les informations de contact

Une fois les informations entreprise récupérées, il reste à compléter les coordonnées opérationnelles : e-mail, téléphone, contact principal et fonction. Ces données sont importantes pour les échanges quotidiens, les relances, l'envoi de documents et le suivi administratif.

Dans un contexte de formation professionnelle, le contact renseigné peut être un responsable formation, un service RH, un dirigeant ou une personne chargée du suivi administratif des inscriptions.

Bonnes pratiques pour les organismes de formation

Pour garder une base clients fiable, il est conseillé de :

• vérifier le SIRET avant l'enregistrement ;
• renseigner un e-mail professionnel exploitable ;
• indiquer un contact principal clair ;
• distinguer les prospects des clients actifs ;
• compléter les informations utiles à la facturation ;
• éviter les doublons lorsque l'entreprise existe déjà ;
• mettre à jour la fiche avant de créer un devis ou une session.

Ces bonnes pratiques facilitent le travail administratif et évitent les incohérences entre les documents commerciaux, pédagogiques et comptables.

Chapitres de la vidéo