Hubtimize e-Invoicing est la plateforme agréée opérée par EsaLink à laquelle Formadmin est raccordé via Codisys Invoice Connect. Ce raccordement est en production depuis le 21 août 2026. Formadmin conserve le contexte métier des organismes de formation ; Codisys Invoice Connect assure la connexion technique ; Hubtimize e-Invoicing prend en charge les échanges réglementaires couverts par les services activés.
L’architecture d’émission est la suivante : Formadmin → Codisys Invoice Connect → Hubtimize e-Invoicing. La mise en production de ce raccordement n’active pas automatiquement tous les organismes : son utilisation dépend des services activés, des droits, du rattachement, du routage et du paramétrage de chacun.
Le statut de production, la répartition des rôles et les conditions d’activation sont détaillés sur la page Codisys Invoice Connect, solution compatible de Formadmin.
Une plateforme agréée est un opérateur immatriculé par l’État. Dans le cadre de la réforme, elle doit notamment émettre, transmettre et recevoir des factures électroniques, extraire les données utiles à l’administration et transmettre les données de transactions et de paiement. L’administration détaille ce rôle sur impots.gouv.fr.
À retenir
| Sujet | Explication |
|---|---|
| Plateforme agréée partenaire | Hubtimize e-Invoicing, plateforme agréée d’EsaLink. |
| Connexion technique | Codisys Invoice Connect, solution compatible. |
| Logiciel métier | Formadmin, pour les dossiers et factures de formation. |
| Objectif | Conserver Formadmin comme outil métier central tout en s’appuyant sur une PA pour les flux réglementaires. |
| Émission et réception B2B | Raccordement en production via Codisys Invoice Connect, selon activation. |
| Cycles de vie | Échanges raccordés ; retours selon les services accessibles à l’organisme. |
| Accès par organisme | Selon les droits, le rattachement, le routage et le paramétrage. |
| Public concerné | Organismes de formation, formateurs indépendants, OF Qualiopi, structures multi-sites, associations de formation. |
Pourquoi une plateforme agréée devient importante ?
Depuis le 1er septembre 2026, les entreprises concernées doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. Les échéances d’émission varient selon leur taille ; le ministère de l’Économie rappelle le calendrier applicable.
Pour émettre et recevoir ces factures, les entreprises s’appuient sur une plateforme agréée, directement ou au travers d’une solution compatible. France Num présente cette articulation entre plateforme agréée et solution compatible.
Pour un organisme de formation, le simple envoi d’un PDF par email ne suffit pas pour les flux soumis à cette obligation.
Le circuit réglementaire comprend notamment :
- la génération de la facture ;
- le format structuré ;
- le dépôt ou la transmission ;
- la réception côté client ;
- les statuts de traitement ;
- les éventuels refus ;
- les corrections ;
- les données de paiement ;
- le suivi administratif.
Plateforme agréée, ex-PDP : de quoi parle-t-on ?
Le terme PDP était très utilisé pour parler des plateformes de dématérialisation partenaires. L’administration utilise désormais la notion de plateforme agréée.
Dans la pratique, une plateforme agréée est l’intermédiaire habilité à assurer les échanges réglementaires liés à la facturation électronique.
Elle intervient entre :
- l’organisme de formation ;
- son client ;
- ses fournisseurs ;
- l’administration fiscale ;
- les outils métiers ;
- les outils comptables.
Elle doit permettre l’émission des factures électroniques, la réception des factures électroniques, la transmission des données à l’administration, le traitement des données de transaction et le traitement de certaines données de paiement.
Pourquoi Formadmin est raccordé à Hubtimize e-Invoicing ?
Formadmin est un logiciel métier pour organismes de formation.
Son rôle n’est pas uniquement de produire une facture. Son rôle est de relier cette facture à tout le parcours administratif de l’organisme :
- prospect ;
- client ;
- devis ;
- convention ;
- session ;
- stagiaires ;
- formateur ;
- financeur ;
- OPCO ;
- documents ;
- facture ;
- règlement ;
- relance ;
- BPF ;
- Qualiopi.
Une plateforme agréée gère les flux réglementaires. Formadmin gère le contexte métier.
L’intérêt du raccordement à Hubtimize e-Invoicing est donc de combiner les deux : Formadmin pour la gestion métier formation, et une plateforme agréée pour les flux réglementaires validés.
Cette approche évite à l’organisme de formation de gérer sa facturation électronique dans un outil séparé, sans lien avec les dossiers de formation.
Parcours d’émission raccordé via Hubtimize e-Invoicing
Le raccordement relie la facture préparée dans Formadmin aux échanges assurés par Hubtimize e-Invoicing, via Codisys Invoice Connect.
Selon les services activés, le parcours peut comprendre les étapes suivantes :
- création du client dans Formadmin ;
- vérification du SIREN ou SIRET ;
- création du devis ;
- génération de la convention ;
- réalisation de la session ;
- création de la facture ;
- génération de la facture Factur-X ;
- transmission via Codisys Invoice Connect et Hubtimize e-Invoicing ;
- consultation des statuts de traitement retournés par la plateforme ;
- analyse d’un rejet ou d’un refus et intervention de l’utilisateur selon le cas ;
- suivi du règlement ;
- conservation dans le dossier de formation.
L’organisme conserve son dossier de formation dans Formadmin. Le dépôt, l’acceptation et le paiement correspondent à des étapes distinctes : un dépôt ne garantit ni l’acceptation de la facture ni son règlement.
Parcours de réception selon activation
Le raccordement de réception est en production. Son utilisation effective dépend des services activés, des droits, du rattachement et du paramétrage de chaque organisme, ainsi que de son routage de réception.
Pour un organisme de formation, les factures entrantes peuvent concerner un sous-traitant, une location de salle ou un fournisseur de matériel pédagogique.
Selon les services activés et le paramétrage de l’organisme, le parcours de réception peut comprendre :
- réception de la facture fournisseur via Hubtimize e-Invoicing ;
- mise à disposition des informations et documents accessibles dans Formadmin ;
- consultation des retours de cycle de vie disponibles ;
- contrôle de la facture et actions autorisées pour l’utilisateur.
La réception technique ne vaut pas validation de la dépense ni rapprochement automatique d’un paiement. Le classement, la conservation des pièces et la préparation comptable restent à organiser selon les outils et procédures de l’organisme.
Cette réception est importante même pour les organismes exonérés de TVA sur leurs actions de formation : l’organisme reste acheteur professionnel pour ses propres dépenses.
Pourquoi Factur-X est complémentaire à la plateforme agréée
Formadmin génère déjà des factures au format Factur-X.
Factur-X est un format hybride associant un PDF lisible par l’utilisateur et des données XML structurées pour le traitement automatisé. Le FNFE-MPE présente Factur-X comme un standard franco-allemand de facture électronique mixte, basé sur la norme européenne EN 16931.
| Élément | Rôle |
|---|---|
| Formadmin | Logiciel métier de gestion des organismes de formation. |
| Factur-X | Format de facture structuré : PDF + XML. |
| Plateforme agréée partenaire | Canal réglementaire d’émission, réception et transmission. |
| Administration fiscale | Destinataire des données réglementaires prévues par la réforme. |
Factur-X prépare le format de la facture.
La plateforme agréée assure le circuit réglementaire.
Formadmin conserve le lien métier avec le dossier de formation.
Le format Factur-X ne garantit pas à lui seul l’acceptation d’une facture : les données, le routage et les contrôles de la plateforme interviennent aussi.
Ce que Formadmin permet déjà
Génération de factures Factur-X
Formadmin génère le document PDF/XML associé à la facture. Hubtimize e-Invoicing intervient dans sa transmission réglementaire, par l’intermédiaire de Codisys Invoice Connect.
Factures liées aux dossiers de formation
La facture reste liée à son client et, selon le dossier, au devis, à la convention, à la session, aux stagiaires et au financeur. La plateforme agréée complète ce contexte par les échanges réglementaires.
Centralisation des informations clients
Les identifiants et coordonnées de facturation renseignés dans Formadmin servent à préparer le document et son destinataire. Leur cohérence avec le routage de la plateforme agréée doit être vérifiée avant transmission.
Suivi des règlements et relances
Formadmin distingue les règlements enregistrés des statuts de transmission et de traitement accessibles via Hubtimize e-Invoicing. Un paiement déclaré dans le cycle de vie ne remplace pas la vérification de l’encaissement réel.
Pour préparer cette lecture métier, consultez aussi la fiche qui aide à comprendre les statuts de dépôt, traitement et paiement.
Échanges réglementaires et responsabilités
Le raccordement à Hubtimize e-Invoicing est en production depuis le 21 août 2026 via Codisys Invoice Connect. Les échanges d’émission B2B/B2G, de réception B2B/G2B et de cycle de vie sont documentés comme validés en environnement de test. Cette validation ne signifie pas que chacun de ces services est activé pour tous les clients.
Selon les services activés et le paramétrage de l’organisme, le raccordement peut couvrir :
- l’envoi de factures électroniques via Hubtimize e-Invoicing ;
- la réception des flux entrants couverts par le raccordement ;
- le suivi des statuts de dépôt ;
- le suivi des statuts de traitement ;
- les retours utiles pour identifier la cause d’une facture électronique rejetée ;
- le maintien du lien avec le dossier de formation.
Hubtimize e-Invoicing assure aussi le rôle de plateforme pour les données de transaction et de paiement relevant de l’e-reporting. Côté Formadmin, les parcours B2C ont été validés en environnement de test ; leur utilisation dépend de l’éligibilité des opérations et de l’activation de l’organisme. Le parcours B2C est distinct de la transmission d’une facture électronique B2B.
L’analyse d’un rejet, la correction d’une facture et une nouvelle transmission nécessitent les vérifications et actions de l’utilisateur adaptées au dossier.
Solution compatible ou plateforme agréée : quelle différence ?
Une plateforme agréée est habilitée par l’État pour assurer les fonctionnalités prévues par la réforme.
Une solution compatible peut être un logiciel métier, un logiciel comptable ou un outil de facturation connecté à une plateforme agréée. D’après l’administration, une solution compatible doit recourir aux services d’une plateforme agréée pour transmettre les factures et informations attendues.
Dans cette architecture, Formadmin est le logiciel métier, Codisys Invoice Connect est la solution compatible assurant la connexion technique, et Hubtimize e-Invoicing est la plateforme agréée opérée par EsaLink. Formadmin et Codisys Invoice Connect ne sont pas des plateformes agréées.
Les conditions du raccordement technique sont détaillées sur la page Codisys Invoice Connect, solution compatible avec la facturation électronique.
| Option | Rôle |
|---|---|
| Hubtimize e-Invoicing / EsaLink | Plateforme agréée assurant les échanges réglementaires et la transmission des données. |
| Codisys Invoice Connect | Solution compatible assurant la connexion technique à Hubtimize e-Invoicing. |
| Formadmin | Logiciel métier qui génère les factures et conserve le contexte formation. |
Le logo « Solution compatible » identifie ce rôle de connexion ; il ne constitue pas une certification publique de Formadmin.
Pourquoi ne pas tout gérer directement dans la plateforme agréée ?
Une plateforme agréée est indispensable pour les flux réglementaires, mais elle n’a pas toujours vocation à remplacer le logiciel métier de l’organisme de formation.
Un organisme de formation a besoin de conserver le lien entre :
- devis ;
- convention ;
- session ;
- stagiaires ;
- présence ;
- documents ;
- facture ;
- règlement ;
- relance ;
- BPF ;
- Qualiopi.
Si la facture est traitée uniquement dans une plateforme séparée, il peut y avoir double saisie, perte de contexte métier, erreurs de rattachement, confusion entre client et financeur, suivi de règlement incomplet ou difficulté pour retrouver les justificatifs.
L’intérêt du raccordement est donc de garder Formadmin comme point central de gestion, tout en s’appuyant sur Hubtimize e-Invoicing pour la partie réglementaire.
Cas métier : formation intra facturée à une entreprise
Un organisme crée un devis pour une formation intra, génère une convention, planifie une session, puis facture l’entreprise cliente.
Avec Formadmin, la facture peut être reliée à la formation, la session, le client, les stagiaires, la convention, le devis, le règlement et les documents associés.
Pour un organisme dont l’émission est activée, le raccordement permet de transmettre cette facture à Hubtimize e-Invoicing via Codisys Invoice Connect, sous réserve des contrôles de données et de routage.
Cas métier : formation avec OPCO
Un dossier financé par un OPCO peut comporter plusieurs acteurs : l’organisme de formation, l’entreprise bénéficiaire, les stagiaires, l’OPCO, le payeur, le financeur et le reste à charge.
Dans ce cas, il est essentiel de bien distinguer qui reçoit la facture, qui paie, qui bénéficie de la formation, qui finance et quelle part est prise en charge.
Formadmin conserve cette logique métier. Le raccordement relie la facture au circuit réglementaire de Hubtimize e-Invoicing, selon les services activés et le destinataire retenu.
Cas métier : organisme exonéré de TVA
Un organisme de formation exonéré de TVA peut ne pas être concerné par l’émission électronique pour ses opérations exonérées au sens des articles 261 à 261 E du CGI. L’administration précise toutefois que ces structures restent concernées en réception en tant qu’acheteurs professionnels.
L’exonération de certaines opérations de formation ne dispense donc pas d’examiner les besoins de réception auprès de la plateforme agréée et l’organisation du traitement des achats.
Formadmin peut aider à structurer les factures et les données administratives, même lorsque l’émission électronique n’est pas obligatoire pour certaines opérations.
Cas métier : organisme multi-site ou réseau
Les structures multi-sites, réseaux d’organismes ou groupes de formation peuvent avoir des flux plus complexes :
- plusieurs entités ;
- plusieurs antennes ;
- plusieurs utilisateurs ;
- plusieurs financeurs ;
- plusieurs périmètres de données ;
- plusieurs niveaux de droits.
Le raccordement à Hubtimize e-Invoicing s’appuie sur les droits, le rattachement et le paramétrage de chaque organisme. L’activation d’une entité ne vaut pas activation des autres entités du réseau.
Formadmin peut être utilisé pour structurer cette organisation métier avant la transmission réglementaire.
Annuaire de la facturation électronique
L’annuaire de la facturation électronique a ouvert en septembre 2025. Il recense les entreprises et entités publiques concernées par les obligations d’émettre et de recevoir des factures électroniques, et indique pour chacune la plateforme agréée qui gère ses données ainsi que ses adresses électroniques de facturation. Le ministère de l’Économie présente cette ouverture dans sa page dédiée à l’annuaire de la facturation électronique.
Pour un organisme de formation, cela rend encore plus important le fait de fiabiliser :
- son SIREN ;
- son SIRET ;
- sa raison sociale ;
- son adresse ;
- sa plateforme de rattachement ;
- les coordonnées de facturation ;
- les données clients.
Données à vérifier pour l’activation de l’organisme
Le raccordement technique est déjà en production. Avant d’utiliser les services pour un organisme donné, il reste à vérifier ses données et son rattachement à la plateforme agréée.
Données de l’organisme
La raison sociale, les identifiants SIREN/SIRET et les données fiscales doivent correspondre à l’entité rattachée à Hubtimize e-Invoicing.
Données clients
L’identité du destinataire et son adresse de facturation doivent être cohérentes avec le routage réglementaire. Le financeur et le bénéficiaire de la formation peuvent être différents du client facturé.
Données de facture
Les références, dates, montants et données fiscales de la facture sont contrôlés avant sa transmission à la plateforme agréée.
Données métier formation
Le dossier, la session, la convention et les références du financeur restent gérés dans Formadmin. Les contrôles réglementaires de la plateforme complètent cette gestion métier.
Raccordement en production et activation par organisme
Le raccordement Formadmin → Codisys Invoice Connect → Hubtimize e-Invoicing est en production depuis le 21 août 2026. L’émission, la réception et l’e-reporting conservent chacun leurs conditions d’accès.
L’utilisation effective dépend des services activés, des droits, du rattachement, du routage et du paramétrage de chaque organisme. Une connexion technique disponible ne constitue pas une activation automatique ou autonome de tous les services.
Le détail du déploiement et des conditions d’activation est présenté dans la page Codisys Invoice Connect, citée plus haut. Ici, Hubtimize e-Invoicing désigne le maillon agréé qui assure les échanges réglementaires.
Les erreurs à éviter
Penser que Factur-X suffit seul
Factur-X est un format de facture, mais la transmission réglementaire doit passer par une plateforme agréée ou une solution compatible connectée à une plateforme agréée.
Confondre raccordement et activation
Le raccordement en production depuis le 21 août 2026 ne suffit pas à activer la réception d’un organisme. Celui-ci doit disposer des services, droits, rattachements et paramètres nécessaires.
Gérer les factures hors du dossier métier
Si les factures sont gérées dans un outil séparé sans lien avec les sessions, financeurs, conventions et règlements, le risque d’erreur augmente.
Confondre client, bénéficiaire et financeur
Dans la formation professionnelle, le client facturé n’est pas toujours le bénéficiaire réel de la formation.
À distinguer :
- le client contractuel ;
- le bénéficiaire ;
- le financeur ;
- le payeur ;
- l’OPCO ;
- le stagiaire.
Négliger la réception
Même si un organisme n’est pas immédiatement concerné par l’émission, il doit préparer la réception des factures électroniques.
Pourquoi choisir une intégration métier plutôt qu’un simple connecteur comptable ?
Un connecteur comptable peut être utile, mais il ne suffit pas toujours pour les organismes de formation.
La facture doit rester reliée au contexte commercial, administratif, pédagogique, qualité et financier.
Formadmin peut conserver cette continuité : devis, convention, session, facture, règlement, relance, BPF et Qualiopi.
Le raccordement à Hubtimize e-Invoicing via Codisys Invoice Connect assure la connexion avec la couche réglementaire, tout en conservant le contexte métier dans Formadmin.
Préparer votre organisme avec Formadmin
Avant l’activation de ses services Hubtimize e-Invoicing, un organisme peut fiabiliser ses fiches clients, ses données de facturation et ses rôles internes dans Formadmin. Le guide « Facturation électronique organisme de formation : obligations 2026-2027 », dans les articles liés, détaille cette préparation.
Cette préparation limite les corrections lors de l’activation et de l’utilisation des flux électroniques de l’organisme.
Articuler Formadmin avec Hubtimize e-Invoicing
Hubtimize e-Invoicing, opérée par EsaLink, assure le rôle de plateforme agréée dans cette architecture : échanges réglementaires, émission, réception et transmission des données couvertes par les services activés.
Pour un organisme de formation, l’enjeu est de ne pas perdre la logique métier : devis, conventions, sessions, stagiaires, financeurs, factures, règlements, BPF et Qualiopi doivent rester cohérents.
Cette articulation permet à Formadmin de conserver le contexte métier pendant que Hubtimize e-Invoicing assure le rôle de plateforme agréée et que Codisys Invoice Connect porte la connexion technique.
Découvrir la facturation électronique avec Formadmin
Sources utiles
- impots.gouv.fr : facturation électronique et plateformes agréées
- impots.gouv.fr : liste des plateformes agréées
- France Num : plateformes agréées et solutions compatibles
- Ministère de l’Économie : calendrier de la facturation électronique
- Ministère de l’Économie : annuaire de la facturation électronique
- FNFE-MPE : Factur-X
