Créer une formation dans Formadmin

La fiche formation est la base du catalogue pédagogique d'un organisme de formation. Elle décrit l'action proposée, sa durée, ses objectifs, ses compétences, ses prérequis et les éléments qui pourront être réutilisés dans les sessions, devis et documents administratifs.

Dans Formadmin, créer une formation permet de poser un socle propre avant de planifier une session, de préparer un devis, de générer des documents ou d'organiser le suivi des stagiaires.

À quoi sert une fiche formation ?

Une fiche formation structure les informations pédagogiques et administratives d'une action de formation. Elle évite de repartir de zéro à chaque session et permet de garder un catalogue cohérent dans le temps.

Elle peut notamment contenir :

• une référence interne ;
• un intitulé clair ;
• une durée en jours ou en heures ;
• une spécialité de formation ;
• un objectif général ;
• des compétences visées ;
• des prérequis ;
• un programme PDF ;
• des informations complémentaires.

Pour un centre de formation, cette fiche sert de point d'appui aux équipes commerciales, administratives et pédagogiques.

Pourquoi bien renseigner la formation ?

Une formation incomplète peut créer des écarts dans les devis, conventions, convocations, programmes ou attestations. À l'inverse, une fiche bien structurée facilite la continuité du dossier.

Elle permet aussi de mieux répondre aux attentes des clients, stagiaires, financeurs et auditeurs Qualiopi. Les objectifs, compétences et prérequis doivent rester lisibles, précis et alignés avec la réalité pédagogique.

Étapes pour créer une formation

La création se fait depuis la liste des formations.

• ouvrir le module Formations ;
• cliquer sur Nouvelle formation ;
• renseigner la référence si votre organisme l'utilise ;
• saisir l'intitulé de la formation ;
• compléter la durée ;
• choisir une spécialité si elle est disponible ;
• renseigner l'objectif général ;
• ajouter les compétences attendues ;
• indiquer les prérequis ;
• joindre le programme PDF si le document existe déjà ;
• enregistrer la fiche formation ;
• vérifier que la formation apparaît dans la liste.

Après enregistrement, la formation peut être réutilisée pour créer des sessions, préparer des devis ou générer des documents liés au parcours de formation.

Bonnes pratiques pour un catalogue propre

Le catalogue doit rester compréhensible par les utilisateurs internes comme par les clients. L'intitulé doit être explicite, sans abréviation trop opaque. La référence peut aider à organiser les offres, mais elle ne remplace pas un titre lisible.

Il est conseillé de relire régulièrement les formations utilisées. Une action ancienne peut nécessiter une mise à jour du programme, des compétences, de la durée ou des prérequis.

Pour les organismes soumis à une démarche qualité, cette maintenance documentaire contribue à garder une cohérence entre l'offre, la réalisation des sessions et les preuves conservées.

Lien avec les sessions et les devis

La formation est souvent utilisée en amont d'une session ou d'un devis. Une fois la fiche créée, elle peut alimenter les informations reprises dans les dossiers opérationnels.

Cela permet de gagner du temps, de limiter les ressaisies et de réduire les erreurs entre le catalogue, la proposition commerciale et le suivi administratif.