Ajouter un document à une formation
Une fiche formation ne se limite pas à un titre et une durée. Elle peut aussi centraliser les documents utiles : programme, support pédagogique, modèle, visuel, procédure ou pièce qualité.
Dans Formadmin, rattacher les documents au bon niveau facilite leur réutilisation dans les sessions et améliore la traçabilité documentaire.
Pourquoi rattacher les documents à la formation ?
Les documents de formation sont souvent réutilisés sur plusieurs sessions. Les conserver sur la fiche formation évite les recherches dispersées et limite le risque d’utiliser un ancien support.
Étapes d’ajout
- Ouvrir la fiche formation
- Accéder à l’espace documents
- Choisir le dossier ou l’emplacement adapté
- Ajouter le fichier
- Vérifier que le document est visible
- Mettre à jour le document lorsqu’une nouvelle version est disponible
Étapes résumées
1. Ouvrir la fiche formation 2. Accéder à l’espace documents 3. Choisir le dossier ou l’emplacement adapté 4. Ajouter le fichier 5. Vérifier que le document est visible 6. Mettre à jour le document lorsqu’une nouvelle version est disponible
Bonnes pratiques
- Nommer les fichiers de façon explicite
- Éviter les doublons entre versions
- Archiver les documents obsolètes
- Relier les supports au catalogue plutôt qu’à une session ponctuelle lorsque c’est pertinent
